Arbeitnehmer können bzw. müssen unter bestimmten Voraussetzungen die Einkommenssteuererklärung abgeben, bei der die tatsächliche Steuerlast ermittelt und mit der vorab einbehaltenen Lohnsteuer verrechnet wird.
Eine andere Möglichkeit ist die Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs vom Arbeitgeber.
Doch wann muss der Arbeitgeber diesen Ausgleich durchführen, was muss er beachten und wie funktioniert die Abrechnung? Ist der Arbeitgeber hierzu verpflichte? Lesen Sie weiter, wir sind der Sache für Sie auf den Grund gegangen und geben im Folgenden hilfreiche Tipps zum Thema.
Das Wichtigste in Kürze
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Muss der Lohnsteuerjahresausgleich vom Arbeitgeber durchführt werden?
Nein, nur ab einer Angestelltenzahl von 10.
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Wird der Lohnsteuerjahresausgleich für jeden der Angestellten durchgeführt?
Nein, nur für diejenigen, die die entsprechenden Voraussetzungen erfüllen. Dies muss für jeden einzeln geprüft werden.
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Wie wird der Lohnsteuerjahresausgleich berechnet
Vereinfacht ausgedrückt werden, wie bei der Einkommensteuererklärung auch, einbehaltene Steuern verglichen mit der tatsächlich zu entrichtenden Steuerlast. Die Differenz wird dem Arbeitnehmer mit der Lohnsteuer des aktuellen Monats verrechnet.
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Fristen
Der Lohnsteuerjahresausgleich muss spätestens mit dem Gehalt für den Monat März des Folgejahres verrechnet werden. Achtung: Es darf nur eine Verrechnung mit der laufenden Lohnsteuerzahlung erfolgen, keine extra Überweisung des Geldes!
So funktioniert der Lohnsteuerjahresausgleich vom Arbeitgeber
Wer muss den Ausgleich durchführen?
Entsprechend der Regelungen im § 42 des EStGs ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen, wenn er am Ende des Kalenderjahres – in diesem Zusammenhang das Ausgleichsjahr genannt – mindestens 10 Beschäftigte hat. Bei weniger Angestellten kann er den Ausgleich ebenfalls durchführen, muss aber nicht. (Wird in der Regel wegen des erhöhten Aufwandes nicht durchgeführt.)
Hat der Arbeitgeber die Voraussetzungen erfüllt?
Bestimmte Voraussetzungen führen dazu, dass bei einem Arbeitnehmer der Ausgleich nicht durchgeführt wird. Dies ist in jedem Einzelfall zu prüfen. Vor allem dann, wenn der Arbeitnehmer verpflichtet ist, eine Einkommenssteuererklärung abzugeben, entfällt der Lohnsteuerjahresausgleich für den Arbeitgeber. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer den Steuerklassen III, IV mit Faktor, V und VI unterliegt.
Ebenfalls ausgeschlossen werden Angestellte, die nicht unbeschränkt einkommenssteuerpflichtig sind oder bei denen das Faktorverfahren (§39f) angewendet wird. Auch kann der Arbeitnehmer beantragen, dass der Lohnsteuerjahresausgleich für sich nicht durchgeführt wird. Daran muss sich der Arbeitgeber halten.
Sind Frei- oder Hinzurechnungsbeträge zu berücksichtigen, lag eine Besteuerung nach der besonderen Lohnsteuertabelle vor oder gab es im Lohnkonto eine oder mehrere Unterbrechungen im Laufe des berechneten Jahres, kann der Lohnsteuerjahresausgleich vom Arbeitgeber ebenfalls nicht durchgeführt werden. Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer nicht das ganze Ausgleichsjahr bei diesem Arbeitgeber beschäftigt gewesen ist.
Zum Ausschluss aus dem Verfahren führt außerdem der Erhalt folgender Bezüge:
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Kurzarbeitergeld
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Schlechtwetter/Winterausfallgeld
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Zuschuss bei Geldzahlungen wegen Beschäftigungsverbot oder Mutterschaftsgeld
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Entschädigungen für Einkommensausfall nach dem Infektionsschutzgesetz oder
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Ausländische Einkommen aus angestellten Tätigkeiten, für die dann das Doppelbesteuerungsabkommen greift.
Wie muss der Lohnsteuerjahresausgleich vom Arbeitgeber berechnet werden?
Eigentlich ist die Rechnung ähnlich wie bei der Einkommenssteuererklärung des Arbeitnehmers. Es wird errechnet, wie viel Lohnsteuer der Steuerpflichtige entrichten muss und wie viel ihm automatisch vom Lohn abgezogen wurde. Differenzen treten hier vor allem auf, wenn es Einmalzahlungen wie Urlaub-oder Weihnachtsgeld gibt, die sich durch die einmalige Eingruppierung in eine höhere Steuerklasse negativ bei der Nettolohnberechnung bemerkbar gemacht haben.
Beim Vergleich der Monatslohnsteuern mit den Jahreslohnsteuern entsteht üblicherweise eine Differenz zugunsten des Beschäftigten. Diese gleicht der Arbeitgeber mit einer der ersten Lohnsteuern des Folgejahres aus, die er einbehalten muss, das heißt, er überweist in der Regel mehr Geld an seinen Angestellten als in den sonstigen Monaten.
Fristen für den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diesen Lohnsteuerjahresausgleich in den ersten Monaten des Folgejahres zu errechnen. Spätestens mit der Lohnzahlung des März sollte der Ausgleich erfolgen. Viele Arbeitgeber errechnen die Steuerrückzahlung so, dass die Arbeitnehmer bereits im Dezember die zu viel gezahlten Steuern zurückerhalten. Dabei handelt es sich nicht um eine Rückzahlung, die als Einmalzahlung auf dem Konto erscheint – es ist lediglich eine Verrechnung mit der für den laufenden Monat fälligen Lohnsteuer erlaubt!
Fazit zum Lohnsteuerjahresausgleich vom Arbeitgeber
Für den Arbeitnehmer, der keine besonderen Steuermerkmale hat und deshalb nicht zur Abgabe einer Einkommenssteuererklärung verpflichtet ist, ist der Lohnsteuerjahresausgleich des Arbeitgebers eine Erleichterung, die ihm in der Regel mehr Gehalt im auszuführenden Monat beschert, ohne dass ihm dafür Aufwand entsteht. Wird der Lohnsteuerjahresausgleich nicht vom Arbeitgeber durchgeführt und der Steuerpflichtige reicht auch keine Einkommenssteuererklärung ein, schenkt er dem Fiskus unter Umständen einige hundert Euro pro Jahr.
Natürlich ist andererseits für den Arbeitgeber ein erhöhter Aufwand in der Lohnbuchhaltung zu verzeichnen. Deshalb ist die Verpflichtung für kleine Arbeitgeber, die weniger als 10 Angestellte beschäftigen, außer Kraft gesetzt. Da viele Arbeitnehmer aufgrund der Zusammenveranlagung mit Ehepartnern oder Sonderausgaben ohnehin eine Einkommenssteuererklärung abgeben, betrifft es in der Regel nur einen geringen Teil der Angestellten, für die der Ausgleich durchgeführt wird.
Allerdingst müssen die Regeln des Ausgleichs vom Betriebsinhaber korrekt eingehalten werden – es gibt ein Haftungsrisiko bei fehlerhaftem Lohnsteuerabzug. Ist ein Fehlbetrag der Lohnsteuer durch den Ausgleich entstanden, darf dies vom Arbeitgeber in der Folge korrigiert werden. Allerdings haftet er für Steuerabzüge, die er zu Unrecht beim Lohnsteuerjahresausgleich erstattet hat.
TIPP: Wir, die lohndirekt erbringen den internen Lohnsteuerjahresausgleich des Arbeitgebers als festen Bestandteil unserer Lohn-Dienstleistung für unsere Kunden ohne zusätzlichen Mehraufwand und Kosten.