Freie Mitarbeiter bringen Fachwissen ins Unternehmen und helfen, Projekte oder Auftragsspitzen zu bewältigen. Doch wer einen Freelancer beauftragt, sollte frühzeitig prüfen, ob die Zusammenarbeit tatsächlich selbstständig organisiert ist. Wird aus dem vermeintlichen Auftrag sozialversicherungsrechtlich eine Beschäftigung, können erhebliche Beitragsnachforderungen entstehen.
Was bedeutet Scheinselbstständigkeit?
Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn jemand nach außen als selbstständiger Auftragnehmer auftritt, tatsächlich aber abhängig beschäftigt ist. Das kann beispielsweise eine Person betreffen, die Rechnungen schreibt, im Arbeitsalltag jedoch wie ein Mitglied der Belegschaft eingesetzt wird.
Die Prüfung gehört zu den Aufgaben des Auftraggebers. Eine Einschätzung des Freelancers, er sei selbstständig, nimmt dem Unternehmen diese Verantwortung nicht ab. Maßgeblich ist das konkrete Auftragsverhältnis: Bei gemischten Merkmalen kommt es auf deren Gewicht im Gesamtbild an.
Welche Kriterien sprechen für Scheinselbstständigkeit?
Das Gesetz nennt zwei zentrale Anhaltspunkte für eine Beschäftigung: Weisungsgebundenheit und Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers. Dabei geht es insbesondere darum, wer die Arbeit steuert und wie viel eigene Entscheidungsfreiheit verbleibt. Rechtsgrundlage: § 7 Absatz 1 SGB IV.
Folgende Fragen helfen bei einer ersten Bestandsaufnahme:
Die Tabelle ist eine Orientierung, kein Punktesystem. Kein einzelnes Merkmal liefert automatisch ein verlässliches Ergebnis. Auch eigene Arbeitsmittel oder eine variable Vergütung müssen im Zusammenhang mit der jeweiligen Tätigkeit bewertet werden.
Warum ein Vertrag über freie Mitarbeit allein nicht genügt
Ein schriftlicher Vertrag schafft eine wichtige Grundlage. Er muss jedoch zur tatsächlichen Durchführung passen. Werden auf dem Papier unternehmerische Freiheiten eingeräumt, im Alltag aber feste Arbeitsabläufe und persönliche Weisungen durchgesetzt, kann trotzdem eine Beschäftigung vorliegen.
Praxisbeispiel – frühere Mitarbeiterin auf Honorarbasis: Eine Mitarbeiterin scheidet aus und erledigt anschließend dieselben Aufgaben für dasselbe Unternehmen. Sie arbeitet weiterhin nach dem bisherigen Dienstplan und erhält ihre Aufgaben unverändert von der bisherigen Führungskraft. Die monatliche Rechnung ändert wenig an dieser Organisation. Das Beispiel zeigt eine Konstellation, die vor einer Fortsetzung als freie Mitarbeit sorgfältig geprüft werden sollte.
Ist ein einziger Auftraggeber bereits ein Problem?
Nur ein Auftraggeber bedeutet nicht automatisch Scheinselbstständigkeit. Die Zahl der Kunden ersetzt die Prüfung des einzelnen Auftragsverhältnisses nicht. Umgekehrt schließen mehrere Kunden eine abhängige Beschäftigung bei einem von ihnen nicht aus. Entscheidend bleibt die Gesamtwürdigung der konkreten Zusammenarbeit.
Davon zu unterscheiden ist die Rentenversicherungspflicht bestimmter tatsächlich Selbstständiger. Wer regelmäßig keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigt und auf Dauer im Wesentlichen für nur einen Auftraggeber arbeitet, kann nach § 2 Satz 1 Nummer 9 SGB VI rentenversicherungspflichtig sein. Das macht die Person nicht automatisch zum Arbeitnehmer des Auftraggebers.
Praxisfall: Reitlehrerin im Vereinsbetrieb
Wie stark die tatsächliche Organisation ins Gewicht fällt, zeigt das Verfahren L 1 BA 22/23 vor dem Hessischen Landessozialgericht. Eine Reitlehrerin nutzte vereinseigene Schulpferde und die Reithalle unentgeltlich. Der Verein gab die Stundenvergütung vor und schloss selbst die Verträge mit den Reitschülern.
Das Gericht bestätigte die abhängige Beschäftigung. Unter anderem fehlte ein eigenes unternehmerisches Risiko. Für Auftraggeber lässt sich daraus ableiten: Wer das Angebot gegenüber den Kunden organisiert und die wesentlichen Betriebsmittel stellt, muss den Einsatz einer vermeintlich freien Lehrkraft besonders sorgfältig beurteilen.
Welche finanziellen Folgen drohen Arbeitgebern?
Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen
Erweist sich die Tätigkeit als versicherungspflichtige Beschäftigung, schuldet der Arbeitgeber grundsätzlich den Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Die Nachforderung umfasst damit regelmäßig Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile.
Beitragsansprüche verjähren grundsätzlich vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres ihrer Fälligkeit. Bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen beträgt die Frist 30 Jahre. Eine Betriebsprüfung kann die Verjährung hemmen. Die vereinfachte Aussage „höchstens vier Jahre rückwirkend“ ist deshalb nicht zuverlässig.
Arbeitnehmeranteile sind nur eingeschränkt nachholbar
Ein unterbliebener Arbeitnehmerabzug darf grundsätzlich nur bei den drei nächsten Lohn- oder Gehaltszahlungen nachgeholt werden. Das Gesetz sieht Ausnahmen vor, insbesondere bei einem ohne Arbeitgeberverschulden unterbliebenen Abzug. Unternehmen sollten daher nicht damit kalkulieren, die gesamte Nachforderung zur Hälfte auf den bisherigen Auftragnehmer abwälzen zu können.
Säumniszuschläge können hinzukommen
Bei verspäteter Beitragszahlung können Säumniszuschläge entstehen. Sie betragen grundsätzlich ein Prozent je angefangenem Säumnismonat auf den gesetzlich abgerundeten Rückstand. Bei rückwirkend festgestellten Forderungen greift eine Ausnahme, soweit der Beitragsschuldner glaubhaft macht, unverschuldet keine Kenntnis von der Zahlungspflicht gehabt zu haben.
Wie hilft das Statusfeststellungsverfahren?
Bei Zweifeln können Auftraggeber oder Auftragnehmer die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund einschalten. Jeder Beteiligte kann den Antrag grundsätzlich allein stellen. Das optionale Verfahren steht allerdings nicht parallel offen, wenn eine Einzugsstelle oder ein anderer Versicherungsträger bereits ein entsprechendes Verfahren eingeleitet hat.
Die Clearingstelle entscheidet im optionalen Verfahren über den Erwerbsstatus: Beschäftigung oder selbstständige Tätigkeit. Ob anschließend Versicherungspflicht in den einzelnen Sozialversicherungszweigen besteht, ist gesondert zu beurteilen. Ein Beschäftigungsstatus bedeutet daher nicht automatisch Beitragspflicht in sämtlichen Zweigen.
Checkliste: Was sollten Unternehmen konkret tun?
Aus den beschriebenen Kriterien ergibt sich für die Praxis folgendes Vorgehen:
Auftrag beschreiben
Welche Leistung soll erbracht werden, und wer organisiert ihre Ausführung?
Einsatzbedingungen prüfen
Welche Weisungen, Anwesenheitsvorgaben und internen Zuständigkeiten sind vorgesehen?
Vertrag und Alltag abgleichen
Werden die vereinbarten unternehmerischen Freiheiten tatsächlich gelebt?
Entwicklung beobachten
Wird aus einem begrenzten Projekt eine dauerhafte Mitarbeit im Tagesgeschäft?
Zweifel frühzeitig klären
Eine Statusfeststellung möglichst vor Beginn der Zusammenarbeit anstoßen.
Abrechnung einbeziehen
Bei festgestellter Beschäftigung Bescheid, betroffene Zeiträume und Vergütungsunterlagen für die Umsetzung in der Lohnabrechnung zusammenstellen.
Eine solche Prüfung sollte Bestandteil des Beauftragungsprozesses sein. So lassen sich unklare Konstellationen erkennen, bevor über längere Zeit Honorare ausgezahlt werden.
Wurde eine Beschäftigung festgestellt, müssen die Ergebnisse in der Entgeltabrechnung berücksichtigt werden. Sie benötigen Unterstützung bei der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung? Sprechen Sie mit Lohndirekt über die Umsetzung und die dafür benötigten Unterlagen. Kontakt zu Lohndirekt.
Häufige Fragen zur Scheinselbstständigkeit
