Stellt ein Arbeitgeber seinen Beschäftigten kostenlos oder verbilligt Mahlzeiten oder eine Unterkunft zur Verfügung, entsteht regelmäßig ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil. Für dessen Bewertung gelten amtliche Sachbezugswerte. Diese sollen zum 1. Januar 2027 erneut angehoben werden.
Grundlage ist der Entwurf der 17. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung. Die endgültige Zustimmung des Bundeskabinetts und des Bundesrates sowie die Verkündung im Bundesgesetzblatt stehen derzeit noch aus.
Die geplanten Sachbezugswerte für 2027
Die monatlichen Werte für Verpflegung und Unterkunft sollen sich gegenüber 2026 wie folgt verändern:
Der Gesamtwert für freie Verpflegung setzt sich aus Frühstück, Mittagessen und Abendessen zusammen.
Neue Werte für einzelne Mahlzeiten
Für die Bewertung einzelner Mahlzeiten sind die kalendertäglichen Sachbezugswerte maßgebend:
Die Werte gelten bundesweit einheitlich. Sie sind grundsätzlich auch bei Auszubildenden, Minderjährigen und Beschäftigten anzuwenden, die nicht der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht unterliegen.
Wann entsteht ein geldwerter Vorteil?
Ein steuer- und beitragspflichtiger geldwerter Vorteil entsteht, wenn der Arbeitgeber eine Mahlzeit unentgeltlich oder zu einem Preis abgibt, der unterhalb des amtlichen Sachbezugswertes liegt.
Zahlt der Beschäftigte mindestens den maßgebenden Sachbezugswert, entsteht kein steuerpflichtiger Vorteil.
Beispiel: Kostenloses Mittagessen
Ein Arbeitnehmer erhält im Jahr 2027 ein kostenloses Mittagessen. Für die Entgeltabrechnung ist ein geldwerter Vorteil von 4,70 Euro anzusetzen.
Beispiel: Verbilligtes Mittagessen
Eine Arbeitnehmerin zahlt für ihr Mittagessen einen Eigenanteil von 3,00 Euro. Der maßgebende Sachbezugswert beträgt 4,70 Euro.
Der tatsächliche Verkaufspreis oder die Herstellungskosten der Mahlzeit sind für diese Berechnung grundsätzlich nicht entscheidend.
Mahlzeiten in der Kantine
Die Sachbezugswerte gelten insbesondere für arbeitstägliche Mahlzeiten, die durch eine arbeitgebereigene Kantine, Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung abgegeben werden.
Sie können außerdem zur Anwendung kommen, wenn Beschäftigte ihre Mahlzeit in einer nicht vom Arbeitgeber betriebenen Einrichtung erhalten und der Arbeitgeber sich durch Zuschüsse, Essensmarken oder vergleichbare Leistungen an den Kosten beteiligt.
Dabei ist für jeden Beschäftigten zu prüfen, ob und in welcher Höhe ein Eigenanteil geleistet wurde. Nur die Differenz zwischen dem amtlichen Sachbezugswert und dem Eigenanteil ist als geldwerter Vorteil zu berücksichtigen.
Essensmarken und digitale Essenszuschüsse
Die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert kann auch bei Papier-Essensmarken und digitalen Essenszuschüssen erfolgen. Dafür müssen bestimmte Voraussetzungen eingehalten werden.
Insbesondere muss sichergestellt sein, dass:
- tatsächlich eine Mahlzeit erworben wird
- je Arbeitstag höchstens ein Zuschuss berücksichtigt wird
- der Zuschuss nicht für Urlaubs-, Krankheits- oder sonstige Abwesenheitstage gewährt wird
- der Zuschuss nicht als frei verfügbares Bargeld ausgezahlt wird
- der Verrechnungswert den amtlichen Sachbezugswert um höchstens 3,10 Euro übersteigt
Für ein Mittag- oder Abendessen ergibt sich 2027 damit voraussichtlich ein maximal begünstigter Verrechnungswert von 4,70 € + 3,10 € = 7,80 €.
Übersteigt der Wert der Essensmarke diese Grenze, kann die Mahlzeit grundsätzlich nicht mehr mit dem günstigen amtlichen Sachbezugswert bewertet werden.
Beispiel für einen Essenszuschuss
Der Arbeitgeber gewährt im Jahr 2027 einen digitalen Essenszuschuss von 7,80 Euro. Der Arbeitnehmer zahlt einen Eigenanteil von 3,10 Euro.
Für die steuerliche Bewertung wird nicht der Zuschuss von 4,70 Euro angesetzt, sondern zunächst der amtliche Sachbezugswert von 4,70 Euro. Davon wird der Eigenanteil des Arbeitnehmers abgezogen:
Soll kein steuerpflichtiger Vorteil entstehen, müsste der Arbeitnehmer mindestens einen Eigenanteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes von 4,70 Euro tragen. Der Arbeitgeber könnte dann noch einen Zuschuss von bis zu 3,10 Euro leisten.
Die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze gilt nicht
Die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro kann bei Mahlzeiten, die mit den amtlichen Sachbezugswerten bewertet werden, grundsätzlich nicht angewendet werden.
Die Freigrenze gilt nur für Sachbezüge, die mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort bewertet werden. Für Mahlzeiten bestehen mit den Werten der Sozialversicherungsentgeltverordnung besondere Bewertungsvorschriften.
Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit
Besondere Regelungen gelten, wenn der Arbeitgeber oder ein von ihm beauftragter Dritter während einer beruflichen Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung stellt.
Könnte der Beschäftigte für diesen Tag dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale beanspruchen, wird für eine übliche Mahlzeit grundsätzlich kein geldwerter Vorteil angesetzt. Stattdessen ist die Verpflegungspauschale zu kürzen.
Bei einer Auswärtstätigkeit innerhalb Deutschlands beträgt die Kürzung weiterhin:
Frühstück
5,60 €
Mittagessen
11,20 €
Abendessen
11,20 €
Dabei kommt es nicht darauf an, ob der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale tatsächlich auszahlt. Entscheidend ist, ob der Beschäftigte dem Grunde nach Anspruch auf die Pauschale hätte.
Besteht kein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale – beispielsweise bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit von höchstens acht Stunden –, kann die Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden.
Die 60-Euro-Grenze beachten
Die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert setzt bei Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit voraus, dass der tatsächliche Preis der Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt.
Kostet die Mahlzeit mehr als 60 Euro, handelt es sich steuerlich nicht mehr um eine übliche Mahlzeit. In diesem Fall ist grundsätzlich der tatsächliche Preis als Arbeitslohn zu berücksichtigen, sofern nicht ausnahmsweise ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers vorliegt.
Aufzeichnung des Großbuchstabens „M“
Stellt der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter einem Beschäftigten während einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder einer doppelten Haushaltsführung eine übliche Mahlzeit zur Verfügung, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe „M“ aufgezeichnet werden.
Der Großbuchstabe ist anschließend in die elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übernehmen. Das gilt unabhängig davon, ob die Mahlzeit tatsächlich versteuert wurde oder lediglich zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale geführt hat.
Was gilt als Mahlzeit?
Nicht jede vom Arbeitgeber bereitgestellte Speise ist automatisch eine Mahlzeit. Ein belegtes Brötchen, Kuchen oder ein vergleichbarer Imbiss kann bereits als Mahlzeit gelten.
Kleine Aufmerksamkeiten wie Getränke, unbelegte Brötchen oder einzelne Knabbereien stellen dagegen regelmäßig keine Mahlzeit dar. Sie lösen daher grundsätzlich weder einen Sachbezugswert noch eine Kürzung der Verpflegungspauschale aus.
Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber
Entsteht durch eine kostenlose oder verbilligte Mahlzeit ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, kann der Arbeitgeber diesen unter den gesetzlichen Voraussetzungen mit 25 Prozent pauschal versteuern.
Durch die Pauschalversteuerung wird der Arbeitnehmer nicht mit individueller Lohnsteuer belastet. Der pauschal versteuerte Vorteil bleibt regelmäßig auch in der Sozialversicherung beitragsfrei.
Neue Werte für Unterkünfte
Neben den Verpflegungswerten soll auch der Sachbezugswert für eine vom Arbeitgeber bereitgestellte Unterkunft steigen. Vorgesehen ist eine Anhebung von monatlich 285 Euro auf 289 Euro.
Für kürzere Zeiträume ergibt sich daraus ein kalendertäglicher Wert von 9,63 Euro. Abhängig von der Art der Unterbringung, dem Alter des Beschäftigten und der Anzahl der untergebrachten Personen können Abschläge vom Sachbezugswert zulässig sein.
Von einer Unterkunft ist eine abgeschlossene Wohnung zu unterscheiden. Für eine Wohnung gelten grundsätzlich der ortsübliche Mietpreis beziehungsweise besondere Quadratmeterwerte.
Gesetzgebungsverfahren noch nicht abgeschlossen
Die neuen Werte beruhen derzeit auf dem Entwurf der 17. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung. Die Verordnung muss noch das weitere Gesetzgebungsverfahren durchlaufen. Erst nach der Zustimmung des Bundesrates und der Verkündung im Bundesgesetzblatt stehen die Werte endgültig fest.
Mit Änderungen an den vorgeschlagenen Beträgen ist erfahrungsgemäß zwar nicht zu rechnen, bis zum Abschluss des Verfahrens handelt es sich jedoch um vorläufige Werte.
