Wohnungseigentümergemeinschaften beschäftigen häufig eigene Hausmeister, Reinigungskräfte, Gärtner oder Mitarbeitende für den Winterdienst. Damit wird die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer – kurz GdWE und umgangssprachlich weiterhin meist WEG genannt – zur Arbeitgeberin.
Grundsätzlich gelten für sie damit die üblichen Pflichten bei der Anmeldung, Lohnabrechnung und Sozialversicherung ihrer Beschäftigten. Bei einer Abgabe besteht jedoch eine wichtige Ausnahme: Wohnungseigentümergemeinschaften müssen keine Insolvenzgeldumlage zahlen. Das gilt auch dann, wenn die WEG einen Minijobber beschäftigt.
Was ist die Insolvenzgeldumlage?
Die Insolvenzgeldumlage finanziert das Insolvenzgeld der Bundesagentur für Arbeit. Kann ein insolvenzfähiger Arbeitgeber die Vergütung seiner Beschäftigten nicht mehr zahlen, ersetzt die Bundesagentur für Arbeit unter bestimmten Voraussetzungen das ausgefallene Arbeitsentgelt für höchstens drei Monate.
Finanziert wird diese Leistung durch eine monatliche Umlage der Arbeitgeber. Die Insolvenzgeldumlage wird in der Entgeltabrechnung häufig als U3 bezeichnet; die offizielle Abkürzung lautet UI. Der allgemeine Umlagesatz beträgt seit dem 1. Januar 2025 und damit auch im Jahr 2026 0,15 Prozent des maßgeblichen Arbeitsentgelts. Anders als bei den Umlagen U1 und U2 werden grundsätzlich auch Einmalzahlungen berücksichtigt.
Müssen Wohnungseigentümergemeinschaften die Insolvenzgeldumlage zahlen?
Nein. Beschäftigt eine WEG eigene Arbeitnehmer, fällt keine Insolvenzgeldumlage an.
Die Deutsche Rentenversicherung und die Minijob-Zentrale führen Wohnungseigentümergemeinschaften ausdrücklich unter den Arbeitgebern auf, die von der Zahlung der Insolvenzgeldumlage ausgenommen sind. Die Befreiung gilt unabhängig von der Größe der Gemeinschaft und grundsätzlich auch unabhängig davon, ob es sich um eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung, einen Midijob oder einen Minijob handelt.
Ein gesonderter Befreiungsantrag ist dafür grundsätzlich nicht erforderlich. Entscheidend ist jedoch, dass die WEG in der Lohnabrechnung als nicht umlagepflichtige Arbeitgeberin eingerichtet wird.
Warum sind WEGs von der Insolvenzgeldumlage befreit?
Der Grund liegt in der besonderen rechtlichen Stellung einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Nach § 9a Absatz 5 Wohnungseigentumsgesetz gilt:
Über das Gemeinschaftsvermögen einer WEG kann somit kein Insolvenzverfahren eröffnet werden. Genau an ein solches Insolvenzereignis knüpfen jedoch sowohl der Anspruch auf Insolvenzgeld als auch die Finanzierung durch die Insolvenzgeldumlage an.
Das Bundessozialgericht hat daher bereits mit Urteil vom 23. Oktober 2014 – Aktenzeichen B 11 AL 6/14 R – entschieden, dass eine Wohnungseigentümergemeinschaft für ihre Beschäftigten keine Insolvenzgeldumlage zahlen muss. Die Gemeinschaft kann zwar Arbeitgeberin sein und unterliegt den allgemeinen sozialversicherungsrechtlichen Pflichten. Die fehlende Insolvenzfähigkeit schließt die Umlagepflicht jedoch aus.
Eine WEG ist trotzdem kein Privathaushalt
Die Befreiung von der Insolvenzgeldumlage bedeutet nicht, dass eine Wohnungseigentümergemeinschaft sozialversicherungsrechtlich als Privathaushalt behandelt wird. Beschäftigt eine WEG beispielsweise eine Reinigungskraft oder einen Hausmeister für das gemeinschaftliche Treppenhaus, die Außenanlagen oder andere Bereiche des Gemeinschaftseigentums, handelt es sich nicht um eine Beschäftigung im Privathaushalt. Ein Minijob darf deshalb nicht über das Haushaltsscheck-Verfahren angemeldet werden.
Stattdessen ist die Beschäftigung über das gewerbliche Melde- und Beitragsverfahren bei der Minijob-Zentrale abzuwickeln. Die üblichen Pauschalbeiträge, Steuern sowie die Umlagen U1 und U2 – soweit die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind – bleiben bestehen. Lediglich die Insolvenzgeldumlage entfällt.
Davon zu unterscheiden ist eine Reinigungskraft, die ein einzelner Wohnungseigentümer ausschließlich für seine eigene Wohnung beschäftigt. Hier kann eine Beschäftigung im Privathaushalt vorliegen, für die das Haushaltsscheck-Verfahren genutzt werden kann.
Entscheidend ist, wer tatsächlich Arbeitgeber ist
In der Praxis muss genau geprüft werden, mit wem das Arbeitsverhältnis besteht. Nicht jede Person, die in einer Wohnanlage arbeitet, ist automatisch bei der WEG beschäftigt.
Die WEG ist Arbeitgeberin
Lautet der Arbeitsvertrag beispielsweise auf die „Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Musterstraße 1, vertreten durch die Hausverwaltung“, ist grundsätzlich die Gemeinschaft Arbeitgeberin. In diesem Fall fällt keine Insolvenzgeldumlage an.
Die Hausverwaltung oder ein Dienstleistungsunternehmen ist Arbeitgeber
Beschäftigt dagegen die Hausverwaltung, ein Reinigungsunternehmen oder ein Hausmeisterservice die Arbeitskraft auf eigene Rechnung und stellt der WEG die erbrachte Leistung anschließend in Rechnung, ist das Dienstleistungsunternehmen Arbeitgeber. Dieses ist in der Regel insolvenzfähig und muss daher auch die Insolvenzgeldumlage zahlen.
Ein einzelner Eigentümer ist Arbeitgeber
Beschäftigt ein Wohnungseigentümer eine Haushaltshilfe ausschließlich für seine eigene Wohnung oder seinen eigenen Garten, liegt ein separates Arbeitsverhältnis im Privathaushalt vor. Auch Privathaushalte zahlen keine Insolvenzgeldumlage – allerdings aus einem anderen gesetzlichen Grund.
Für die Abrechnung ist daher nicht entscheidend, wer die Person vor Ort einsetzt oder wirtschaftlich finanziert. Maßgeblich ist, wer den Arbeitsvertrag geschlossen hat und die Arbeitgeberrechte ausübt.
Sonderfall: Ein Miteigentümer übernimmt Arbeiten für die Gemeinschaft
Übernimmt ein Wohnungseigentümer selbst Aufgaben für die Gemeinschaft, liegt nicht automatisch ein Beschäftigungsverhältnis vor. Bei einzelnen Arbeiten wie Rasenmähen, Gartenpflege oder Treppenhausreinigung kann es sich lediglich um die Erfüllung gemeinschaftsbezogener Aufgaben handeln.
Für ein Beschäftigungsverhältnis sprechen dagegen unter anderem:
die Übertragung eines umfassenden Hausmeister- oder Tätigkeitsbereichs,
konkrete Weisungen zu Art, Umfang und Durchführung der Arbeiten,
von der WEG bereitgestellte Arbeitsmittel,
ein vertraglich geregelter Urlaubsanspruch sowie
die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
Liegt danach ein Beschäftigungsverhältnis vor, muss die WEG den Miteigentümer entsprechend anmelden. Handelt es sich um einen Minijob, erfolgt die Anmeldung über das gewerbliche Meldeverfahren der Minijob-Zentrale – wiederum ohne Insolvenzgeldumlage. Bei Zweifeln kann eine sozialversicherungsrechtliche Statusprüfung sinnvoll sein.
Was ist zu tun, wenn die WEG bisher U3 gezahlt hat?
Wurde für Beschäftigte einer Wohnungseigentümergemeinschaft in der Vergangenheit Insolvenzgeldumlage abgeführt, ist diese grundsätzlich zu Unrecht entrichtet worden.
Die Bundesagentur für Arbeit weist in ihren Fachlichen Weisungen ausdrücklich darauf hin, dass die Umlagepflichtregelung auf Wohnungseigentümergemeinschaften nicht anzuwenden ist. Bereits erhobene Insolvenzgeldumlagen sind daher grundsätzlich zu erstatten. Erste Ansprechpartnerin ist immer die zuständige Einzugsstelle.
Das ist bei sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten regelmäßig die zuständige Krankenkasse. Bei Minijobbern ist die Minijob-Zentrale die Einzugsstelle.
In der Praxis sollten dabei folgende Schritte geprüft werden:
Die Arbeitgeberstammdaten der WEG werden kontrolliert und die Befreiung von der Insolvenzgeldumlage korrekt hinterlegt.
Die betroffenen Abrechnungsmonate und Beitragsnachweise werden ermittelt.
Erforderliche Korrekturen der Lohnabrechnungen und Beitragsnachweise werden vorgenommen.
Die Erstattung oder Verrechnung der zu Unrecht gezahlten Beträge wird mit der Einzugsstelle abgestimmt.
Dabei sollte nicht zu lange gewartet werden. Der Erstattungsanspruch verjährt grundsätzlich vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Umlage entrichtet wurde. Besonderheiten können unter anderem gelten, wenn ein Sozialversicherungsträger die Zahlung im Rahmen einer Prüfung beanstandet hat.
Praxisbeispiel
Eine Wohnungseigentümergemeinschaft beschäftigt einen Hausmeister mit einem monatlichen Bruttoentgelt von 2.500 Euro.
Bei einem regulär umlagepflichtigen Arbeitgeber würde sich folgende Insolvenzgeldumlage ergeben:
2.500 Euro × 0,15 Prozent = 3,75 Euro monatlich
Auf das Jahr gerechnet wären dies 45 Euro. Da die Wohnungseigentümergemeinschaft selbst Arbeitgeberin ist, beträgt die Insolvenzgeldumlage jedoch 0 Euro.
Wäre der Hausmeister stattdessen bei einer externen Hausverwaltungs- oder Hausmeistergesellschaft beschäftigt, müsste dieses Unternehmen als Arbeitgeber grundsätzlich die Insolvenzgeldumlage abrechnen.
Das Wichtigste auf einen Blick
Wohnungseigentümergemeinschaften können selbst Arbeitgeberinnen sein und müssen ihre Beschäftigten ordnungsgemäß anmelden und abrechnen. Dennoch zahlen sie keine Insolvenzgeldumlage, weil über das Gemeinschaftsvermögen kein Insolvenzverfahren stattfinden kann.
Ein Minijob bei einer WEG ist kein Minijob im Privathaushalt. Er wird über das gewerbliche Meldeverfahren abgerechnet. Die Pauschalabgaben sowie gegebenenfalls U1 und U2 bleiben bestehen – nur die Insolvenzgeldumlage entfällt.
Besonders wichtig ist die korrekte Zuordnung des Arbeitgebers. Ist nicht die WEG, sondern eine Hausverwaltung oder ein Dienstleistungsunternehmen Vertragspartner, besteht für dieses Unternehmen regelmäßig Umlagepflicht.
