In Wirtschaftsbereichen, in denen verstärkt das Risiko für Schwarzarbeit vorherrscht, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, vor der Anmeldung des Mitarbeiters zur Krankenkasse, eine Sofortmeldung direkt bei Beschäftigungsbeginn an die Datenstelle der Rentenversicherung abzugeben. Ob Aushilfe oder Vollzeitkraft – in bestimmten Branchen gilt dies für alle Arbeitnehmer. Erfolgt die Sofortmeldung durch den Arbeitgeber gar nicht oder zu spät, drohen ihm bei einer Prüfung durch den Zoll massive Bußgelder.
In diesen Branchen ist die Sofortmeldung Pflicht
Bei spontan eingestellten Aushilfen und Arbeitnehmern denkt man in erster Linie einmal direkt an das Gaststättengewerbe. Allerdings ist auch das Schaustellergewerbe dazu verpflichtet, Sofortmeldungen abzugeben. Werden Mitarbeiter in Pensionen oder im Hotelgewerbe eingestellt, muss ebenfalls unverzüglich eine Sofortmeldung abgegeben werden. Neben diesen genannten Branchen sind auch die Betriebe u.a. in diesen Bereichen zur Abgabe der Sofortmeldung verpflichtet:
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Transport-, Speditions- und Logistikunternehmen
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Baubetriebe
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Gebäudereiniger
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Unternehmen in der Fleischwirtschaft
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Unternehmen in der Personenbeförderung wie Taxi-, Bus-, Seil- und Bergbahn- und Bahnbetriebe
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Unternehmen, die sich mit dem Aufbau und Abbau von Messen beschäftigen
Auch im Minijob muss die Sofortmeldung abgegeben werden
Arbeitnehmer, die kurzfristig oder geringfügig beschäftigt sind (Personengruppe 110 oder 109) müssen per Sofortmeldung und Abgabegrund 20 mit den persönlichen Daten an die Datenstelle der Rentenversicherung gesendet werden. Wichtig: die Sofortmeldungen für Minijobs oder kurzfristige Beschäftigungen werden an die Datenstelle der Rentenversicherung gesendet, nicht an die Minijob-Zentrale!
Speicherung der Sofortmeldung durch die Deutsche Rentenversicherung
Die Sofortmeldungen werden bei der Deutschen Rentenversicherung in einer zentralen Datei gespeichert. Dabei greifen bei einer Vor-Ort-Prüfung die Hauptzollämter online auf die Daten zu. So können die Beamten direkt feststellen, ob der Mitarbeiter vor Ort auch per Sofortmeldung der Sozialversicherung angezeigt wurde oder ob er unter Umständen „schwarz“ arbeitet. Hörten die Beamten früher Ausreden wie „wir wollten den Mitarbeiter morgen als Arbeitnehmer bei der Krankenkasse anmelden, heute sind wir nicht dazu gekommen“, werden diese durch die bestehende Sofortmeldepflicht nicht mehr akzeptiert.
Die Sofortmeldung zu vergessen ist ein Meldeverstoß
Wird eine Person bei der Vor-Ort-Überprüfung angetroffen, die nicht per Sofortmeldung angezeigt wurde, kann es für den Arbeitgeber richtig teuer werden. Eine nicht rechtzeitig oder gar nicht abgegebene Sofortmeldung kann – ungeachtet der fehlenden Abführung der Sozialversicherungsbeiträge – mit hohen Geld- und Haftstrafen geahndet werden. Denn das Fehlen oder zu späte Anmelden des Mitarbeiters ist eine Ordnungswidrigkeit. Hier sind Strafen von bis zu 25.000 Euro möglich. Bei einer fehlenden Sofortmeldung erlassen die Zollbehörden direkt und regelmäßig Bußgeldbescheide.
Arbeitsplatzwechsel – das ist zu beachten
Hat ein Unternehmen in den neuen und auch in den alten Bundesländern einen Unternehmenssitz und ein Mitarbeiter wechselt, muss der Arbeitgeber aufgrund des meldepflichtigen Rechtskreiswechsels sowohl eine Abmeldung als auch eine Anmeldung vornehmen. Eine erneute Sofortmeldung ist nicht notwendig.
Wechselt ein Mitarbeiter allerdings zwischen zwei eigenständigen Arbeitgebern innerhalb des Konzerns, liegt ein Wechsel zwischen den Hauptbetriebsnummern vor. Das heißt, in diesem Fall ist sowohl eine Ab- und eine Anmeldung mit den Abgabegründen 30 und 10 als auch eine Sofortmeldung für die neue Arbeitsstelle notwendig. Und das direkt bei Aufnahme der Beschäftigung versteht sich.
