Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld und Einmalzahlungen korrekt vereinbaren und abrechnen

Als Unternehmer bieten sich einige Möglichkeiten, die Mitarbeiter zu motivieren und ihre Bindung an das Unternehmen zu stärken. Eine Extra-Zahlung ist da eine beliebte Möglichkeit – allerdings sollten Sie wissen, auf was Sie als Arbeitgeber achten müssen und welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen.

Geld und Schlüssel

 

 

Motivation Nummer 1 – das Urlaubsgeld

Die Auszahlung von Urlaubsgeld ist bei Mitarbeitern eine gern genommene Extra-Zahlung. Bei dem Urlaubsgeld handelt es sich um eine zusätzliche Leistung, welche vom Gesetzgeber nicht vorgesehen ist.

Hinweis: Urlaubsgeld wird oft mit dem Urlaubsentgelt verwechselt. Während das Urlaubsgeld eine zusätzliche Leistung des Arbeitgebers an seine Mitarbeiter darstellt, ist das Urlaubsentgelt das Gehalt, das während der Urlaubszeit des Mitarbeiters an ihn weitergezahlt wird.

 

Woraus kann sich der Anspruch auf Urlaubsgeld ergeben?

Aus dem Arbeitsvertrag innerhalb des Tarifvertrags
In manchen Branchen sehen die Tarifverträge die Auszahlung von Urlaubsgeld in unterschiedlicher Höhe vor.

Aufgrund des Gleichbehandlungsgrundsatzes
Zahlen Sie als Arbeitgeber einem Teil Ihrer Mitarbeiter Urlaubsgeld aus, so haben die anderen ebenfalls das Anrecht auf Urlaubsgeld.

Aufgrund einer so genannten betrieblichen Übung
Haben Sie als Unternehmer bereits seit 3 Jahren Urlaubsgeld an Ihre Mitarbeiter gezahlt und haben nicht darauf hingewiesen, dass Sie sich nicht daran binden möchten, kann daraus bereits eine Verpflichtung entstehen, dass Sie das Urlaubsgeld weiterhin an Ihre Mitarbeiter zahlen müssen. Möchten Sie das Urlaubsgeld nur sporadisch auszahlen und möchten Sie sich nicht auf lange Sicht zur Zahlung verpflichten, müssen Sie im Vorfeld darauf hinweisen.
Dieser Hinweis kann beispielsweise durch einen Zusatz im Arbeitsvertrag erfolgen.
„Die Zahlung des Urlaubsgeldes erfolgt auf freiwilliger Basis. Auch bei wiederholten Auszahlungen des Urlaubsgeldes begründet dies keinen Anspruch für die Zukunft.“

 

Urlaubgeld richtig abrechnen

In der Regel wird das Urlaubsgeld als ein fester Betrag pro Urlaubstag gewährt. Für den gesamten Jahresurlaub erfolgt die Auszahlung meist zu einem festen Termin, beispielsweise mit der Gehaltsabrechnung im Juni, oder auch zur Hälfte im Juni und die andere Hälfte im Dezember.

Das Urlaubsgeld ist aus steuerlicher Sicht ein „sonstiger Bezug“. Versteuert wird das Urlaubsgeld nach der Jahreslohnsteuertabelle und einer entsprechenden Berechnungsmethode. Innerhalb der Sozialversicherung wird das Urlaubsgeld als eine Einmalzahlung an den Mitarbeiter behandelt.

 

Motivation Nummer 2 – Weihnachtsgeld

Eine gesetzliche Regelung in puncto Auszahlung von Weihnachtsgeld gibt es nicht. Die Höhe des Weihnachtsgeldes ist in den Unternehmen ganz unterschiedlich geregelt, beispielsweise sehen Tarifverträge die Zahlung zwischen 50 und 100 Prozent eines Monatsgehaltes vor.

 

Woraus kann sich der Anspruch auf Weihnachtsgeld ergeben?

  • Aus dem Tarifvertrag

  • Aus dem Arbeitsvertrag

  • Aufgrund des Gleichbehandlungsgrundsatzes

    Nach dem Gleichbehandlungsgrundsatz sind alle Mitarbeiter eines Unternehmens gleich zu behandeln. Wenn einige Mitarbeiter Weihnachtsgeld erhalten, haben die anderen Mitarbeiter auch das Anrecht auf Zahlung. Allerdings besteht beim Weihnachtsgeld die Möglichkeit, bei bestimmten Mitarbeitern Unterschiede zu machen, das heißt, wenn ein „sachlicher Grund“ vorliegt. Dieser kann beispielsweise darauf begründet sein, dass das Weihnachtsgeld zur Motivation Ihrer Mitarbeiter ausgezahlt wird. Arbeitnehmer, die zu einem bestimmten Stichtag gekündigt haben, können dann aus der Zahlung des Weihnachtsgeldes ausgenommen werden.

  • Aus der betrieblichen Übung

    Haben Sie bereits über 3 Jahre das Weihnachtsgeld gewährt und haben nicht darauf hingewiesen, dass Sie sich nicht binden möchten, kann daraus die Verpflichtung für die Weiterzahlung des Weihnachtsgeldes entstehen.

 

Bedingungen für die Zahlung von Weihnachtsgeld

Die Auszahlung von Weihnachtsgeld kann an bestimmte Bedingungen geknüpft sein. So können Sie beispielsweise als Arbeitgeber den Mitarbeitern, die das gesamte Jahr krank oder in Elternzeit waren, die Zahlung des Weihnachtsgeldes verwehren. Auch Rückzahlungen des Weihnachtsgeldes sind möglich. Verlässt ein Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitraums das Unternehmen, können Sie eine Rückzahlung vorsehen. Bei der Rückzahlung des Weihnachtsgeldes ist allerdings entscheidend, dass durch das Rückzahlungsverlangen der Arbeitnehmer nicht unzumutbar lange gebunden wird.

Im Urteil des BAG vom 25.04.2007, 10 AZR 634/06 wurde festgelegt, dass der Arbeitnehmer höchstens bis zum 31.03. des Folgejahres an das Unternehmen gebunden werden darf. Voraussetzung dafür ist, dass das Weihnachtsgeld zwischen 100 Euro und einem Monatsgehalt lag.

 

Weihnachtsgeld richtig abrechnen

In der Regel erfolgt die Auszahlung des Weihnachtsgeldes mit der Gehaltsabrechnung im November. Das Weihnachtsgeld zählt als steuerpflichtiger Arbeitslohn und ist als „sonstiger Bezug“ mit einer besonderen Berechnungsmethode nach der Jahreslohnsteuertabelle zu versteuern. Innerhalb der Sozialversicherung wird das Weihnachtsgeld als Einmalzahlung eingestuft.

 

Motivation Nummer 3: Einmalzahlungen

Über das übliche Gehalt können Sie Ihren Mitarbeitern auch andere Sonderzahlungen zukommen lassen – das liegt in Ihrem Ermessen als Arbeitgeber. Allerdings lauern bei diesen Sonderzahlungen so einige Tücken und Fallstricke – so können Sie sich, wie beim Urlaubs- und Weihnachtsgeld auch, ungewollt dazu verpflichten, diese Zahlungen immer leisten zu müssen, da Sie nicht auf die Freiwilligkeit hingewiesen haben.

Damit dies nicht passiert, sollten Sie den Mitarbeiter darüber informieren, dass Ihre Zahlung auf freiwilliger Basis erfolgt – am besten schriftlich.

Auch bei Einmalzahlungen müssen die Mitarbeiter gleichbehandelt werden – außer, Sie können dies mit einem sachlichen Grund begründen. Waren Mitarbeiter das gesamte Jahr krank oder in Elternzeit, dann können Sie diese von der Zahlung ausschließen. Des Weiteren haben Sie als Arbeitgeber die Möglichkeit, die Sonderzahlung davon abhängig zu machen, dass das bestehende Arbeitsverhältnis über einen bestimmten Stichtag hinaus, ungekündigt ist. Auch bei der Einmalzahlung dürfen Sie im Bedarfsfall eine Rückzahlung von dem Arbeitnehmer verlangen. Es gelten die gleichen Regeln wie beim Weihnachtsgeld.

 

Einmalzahlungen richtig abrechnen

Die Abrechnung der Einmalzahlung erfolgt als „sonstiger Bezug“ und ist mit einer besonderen Berechnungsmethode nach der Jahreslohnsteuertabelle zu versteuern. Innerhalb der Sozialversicherung ist sie als Einmalzahlung zu versteuern.

Weitere Beiträge

Jahresarbeitsentgeltgrenze und März-Klausel

Als Arbeitgeber und Arbeitnehmer begegnen uns hin und wieder verschiedene Begrifflichkeiten, darunter auch die Jahresarbeitsentgeltgrenze und die März-Klausel. Was es mit den beiden Begriffen auf sich hat, möchten wir Ihnen in unserem folgenden Beitrag näher erläutern. ... weiterlesen

22. Februar 2019


Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Viele Unternehmen geben mittlerweile ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen an externe Dienstleister ab. Outsourcing ist zu einem Begriff geworden, der für Unternehmen und Selbstständige immer häufiger zum Tragen kommt. Warum geben die Firmen ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen ab, lassen sie von anderen Unternehmen erledigen? ... weiterlesen

18. Februar 2019


Abfindungen und die Auswirkungen in der Sozialversicherung

Endet eine sozial­versicherungs­pflichtige Beschäftigung, ist oftmals die Zahlung einer Abfindung damit verbunden. Neben der Abfindungs­höhe ist insbesondere der Zahlungs­grund von Bedeutung, wenn es um die aus der Kündigung ergebenden sozial­versicherungs­rechtlichen Aus­wirkungen geht.... weiterlesen

15. November 2018


Wann zählt die Umkleidezeit als bezahlte Arbeitszeit?

Geben Arbeitgeber ihren Mitarbeiten vor, auffällige Dienstkleidung zu tragen, ist die Umkleidezeit als bezahlte Arbeitszeit zu vergüten – so das BAG in einem aktuellen Urteil... weiterlesen

7. November 2018


Urlaubstage Abrunden? Darf der Arbeitgeber das?

Gerade in flexiblen Arbeitssystemen kann die Abrechnung des Urlaubs sich recht kompliziert gestalten. Bei Arbeitnehmern, die im Schichtbetrieb tätig sind, ist es oftmals tariflich so geregelt, dass sich der Urlaubsanspruch anhand der Schichten errechnet.... weiterlesen

23. Oktober 2018


Rentenreform 2018

Im Hinblick auf die Rente hat die Bundesregierung wichtige Änderungen beschlossen. Dabei soll die Rentenreform dafür sorgen, dass sich die Renten in West- und Ostdeutschland endlich anpassen, die Erwerbsminderungsrente ansteigt und Arbeitgeber bei der Betriebsrente aus der Ertragshaftung entlassen werden.... weiterlesen

13. Oktober 2018


LOHNDIREKT

Wir machen es einfach.

Unser Angebot spricht Sie an und Sie möchten eine individuelle Beratung erhalten?
Kontaktieren Sie uns jetzt einfach!

Melden Sie sich jetzt:

0461 / 70 71 555 info@lohndirekt.de

Mo.-Fr. 8-18 Uhr

Oder nutzen Sie unseren komfortablen Rückruf-Service


Unser Rückruf erfolgt während der Geschäftszeiten i.d.R. binnen 20 Minuten.

LOHNDIREKT

Wir haben Sie schon überzeugt?

Fordern Sie jetzt kostenlos Ihr persönliches Angebot an!




Wir freuen uns auf Ihre Anfrage

Rufen Sie uns an: 0461 / 70 71 555 Mo.-Fr. 8-18 Uhr