Weihnachtsfeier, Sommerfest oder Betriebsausflug sind ein Dankeschön an die Belegschaft – steuerlich aber Arbeitslohn, soweit bestimmte Grenzen überschritten werden. Entscheidend ist der Freibetrag für die Betriebsveranstaltung von 110 Euro je Teilnehmer. Wir zeigen, welche Kosten Sie einrechnen müssen, wie Begleitpersonen und kurzfristige Absagen wirken, wann die Pauschalsteuer hilft und welche Neuerung seit 2026 gilt.
Das Wichtigste in Kürze Stand: Oktober 2026
- Je Arbeitnehmer und Veranstaltung bleiben 110 € einschließlich Umsatzsteuer steuer- und beitragsfrei (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG) – für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr.
- Es ist ein Freibetrag: Nur der übersteigende Teil ist Arbeitslohn.
- Alle Kosten zählen – auch Raummiete, Eventagentur und Kosten für Begleitpersonen. Geteilt wird durch die tatsächlich Anwesenden.
- Den übersteigenden Teil kann der Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuern; er bleibt dann sozialversicherungsfrei.
- Neu seit 2026: Die Pauschalierung setzt gesetzlich voraus, dass die Feier allen Beschäftigten des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.
Was ist eine Betriebsveranstaltung?
Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter – typischerweise Weihnachtsfeiern, Sommerfeste, Betriebsausflüge oder Jubiläumsfeiern des Unternehmens. Wie lange die Veranstaltung dauert, spielt keine Rolle; auch eine mehrtägige Feier mit Übernachtung kann begünstigt sein. Die Finanzverwaltung erläutert die Einzelheiten im BMF-Schreiben vom 14.10.2015.
Der Freibetrag gilt nur, wenn die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Unschädlich sind nach Verwaltungsauffassung Feiern für eine ganze Abteilung, für alle Jubilare oder für alle Pensionäre. Eine Feier nur für Führungskräfte erfüllt diese Voraussetzung dagegen nicht.
Welche Kosten zählen?
Einzubeziehen sind alle Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für die Veranstaltung trägt – unabhängig davon, ob sie einem Teilnehmer individuell zugutekommen:
- Speisen, Getränke und Süßigkeiten
- Raummiete, Dekoration, Technik und der sonstige äußere Rahmen
- Eventagentur, Musik, Künstler, Fotograf, Eintrittskarten
- vom Arbeitgeber organisierte Fahrten (z. B. Busshuttle) und Übernachtungen
- Geschenke, die im Rahmen der Feier überreicht werden und je Empfänger höchstens 60 € kosten
Nicht eingerechnet werden rein interne Kosten wie die Arbeitszeit der Beschäftigten, die die Feier vorbereiten, oder die Nutzung eigener Räume. Geschenke über 60 € gehören nicht zur Veranstaltung; sie sind gesondert zu versteuern, etwa pauschal nach § 37b EStG. Mehr dazu in unserem Beitrag zu Weihnachtsgeschenken für Mitarbeiter.
Verteilung auf die Teilnehmer
Die Gesamtkosten werden zu gleichen Teilen auf alle tatsächlich anwesenden Teilnehmer verteilt – also auf Beschäftigte und ihre Begleitpersonen. Anschließend wird der Anteil der Begleitperson dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet.
- Kurzfristige Absagen gehen zulasten der Anwesenden: Maßgeblich ist die Zahl der tatsächlichen Teilnehmer, nicht die der Angemeldeten (BFH, Urteil vom 29.4.2021 – VI R 31/18). Eine Verfassungsbeschwerde dagegen hat das Bundesverfassungsgericht nicht zur Entscheidung angenommen.
- Dienstleister wie Künstler, Servicekräfte, Eventmanager oder Fotografen zählen nicht als Teilnehmer (BFH, Urteil vom 28.4.2020 – VI R 41/17).
Betriebsveranstaltung: 110 Euro Schritt für Schritt prüfen
Voraussetzungen klären
Steht die Feier allen Beschäftigten des Betriebs oder Betriebsteils offen? Ist es eine der ersten beiden begünstigten Veranstaltungen im Jahr?
Gesamtkosten ermitteln
Alle Rechnungen Dritter einschließlich Umsatzsteuer addieren – vom Catering bis zur Raummiete.
Durch die Anwesenden teilen
Teilnehmerliste am Veranstaltungstag führen. Kosten pro Kopf ermitteln und Anteile der Begleitpersonen dem Arbeitnehmer zurechnen.
Teilnehmerliste gehört zu den Lohnunterlagen
Übersteigenden Betrag versteuern
Was je Arbeitnehmer über 110 € liegt, pauschal mit 25 % oder individuell über die Lohnabrechnung versteuern.
Rechenbeispiel: Weihnachtsfeier
Ein Unternehmen lädt alle Beschäftigten zur Weihnachtsfeier ein. Es erscheinen 45 Beschäftigte, davon 10 mit Begleitperson – insgesamt also 55 Teilnehmer. Die Kosten (jeweils brutto): Location 2.400 €, Catering und Getränke 3.800 €, Band 1.200 €, Eventagentur 900 €.
Wären alle 50 angemeldeten Beschäftigten (davon 10 mit Begleitung) gekommen, hätten sich die Kosten auf 60 Personen verteilt – 138,33 € pro Kopf. Auch dann wäre der Freibetrag überschritten, aber deutlich weniger. Weil die Pauschalsteuer erhoben wird, fallen auf die 3.350,05 € keine Sozialversicherungsbeiträge an.
Pauschalversteuerung und Sozialversicherung
Den steuerpflichtigen Teil kann der Arbeitgeber nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG mit 25 % pauschal versteuern, zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Die Beschäftigten werden damit nicht belastet. Pauschal versteuerte Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltungen sind beitragsfrei in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV). Voraussetzung: Die Pauschalsteuer wird spätestens bis zum 28. bzw. 29. Februar des Folgejahres erhoben – Details in unserem Beitrag zur Sozialversicherungsfreiheit pauschal versteuerter Bezüge.
Auch für eine dritte oder weitere Betriebsveranstaltung im Jahr ist die 25-%-Pauschalierung möglich – dann allerdings für die vollen Kosten, da kein Freibetrag mehr zur Verfügung steht.
Neu seit 1.1.2026: Der BFH hatte 2024 entschieden, dass auch Feiern, die nicht allen Beschäftigten offenstehen – etwa ein Weihnachtsessen nur für Führungskräfte –, mit 25 % pauschal versteuert werden können (Urteil vom 27.3.2024 – VI R 5/22). Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 hat der Gesetzgeber das ab 2026 ausgeschlossen: Die Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG setzt nun ausdrücklich voraus, dass die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Exklusive Veranstaltungen müssen individuell oder nach § 37b EStG mit 30 % versteuert werden – dann in der Regel mit Sozialversicherungsbeiträgen.
Online- und Hybrid-Feiern
Eine Weihnachtsfeier per Videokonferenz oder als Hybrid-Veranstaltung kann nach überwiegender Auffassung ebenfalls eine begünstigte Betriebsveranstaltung sein, wenn sie allen offensteht und ein gemeinsames Programm hat. Verschickt der Arbeitgeber Speisen- oder Getränkepakete, zählen deren Kosten einschließlich Versand zu den Gesamtkosten. Bei hybriden Formaten werden die Kosten wie üblich auf alle Teilnehmer verteilt – egal ob vor Ort oder zugeschaltet.
Anreise und Reisekosten
Organisiert der Arbeitgeber die An- und Abreise, etwa mit einem Bus, gehören die Kosten zur Veranstaltung. Reisen Beschäftigte dagegen selbst an – z. B. aus einer anderen Niederlassung –, kann der Arbeitgeber Fahrt- und gegebenenfalls Übernachtungskosten als Reisekosten steuerfrei erstatten, wenn die Feier außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet. Diese Kosten belasten den 110-€-Freibetrag dann nicht.
Vorsteuerabzug: 110 € als Freigrenze
In der Umsatzsteuer wirkt die Grenze anders: Liegen die Kosten je Arbeitnehmer bei höchstens 110 € brutto, handelt es sich um Aufmerksamkeiten, und der Arbeitgeber kann die Vorsteuer aus den Rechnungen abziehen. Wird die Grenze überschritten, entfällt der Vorsteuerabzug nach Auffassung der Finanzverwaltung vollständig (Abschnitt 1.8 Abs. 4 UStAE). Im Rechenbeispiel oben wäre daher keine Vorsteuer abziehbar.
Praxis-Tipp: Planen Sie mit einem Puffer und kalkulieren Sie mit etwa 10 % weniger Teilnehmern als angemeldet. Bitten Sie um verbindliche Zu- und Absagen, führen Sie am Abend eine Teilnehmerliste und sammeln Sie alle Rechnungen zentral. So lassen sich der Freibetrag und die Pauschalsteuer im Lohnlauf sauber abrechnen. Mehr zur Abrechnung der Weihnachtsfeier lesen Sie in unserem Beitrag Weihnachtsfeier: Pauschalversteuerung und Sozialversicherungsfreiheit.
Checkliste für Arbeitgeber
- Feier steht allen Beschäftigten des Betriebs oder eines Betriebsteils offen?
- Höchstens zwei begünstigte Veranstaltungen pro Jahr – Zählung dokumentiert?
- Alle Rechnungen Dritter inklusive Umsatzsteuer erfasst, auch Raum, Technik und Agentur?
- Teilnehmerliste mit Begleitpersonen am Veranstaltungstag geführt?
- Kosten durch die tatsächlich Anwesenden geteilt und Begleitpersonen zugerechnet?
- Übersteigenden Betrag pauschal mit 25 % versteuert – rechtzeitig bis Ende Februar des Folgejahres?
- Geschenke über 60 € gesondert behandelt?
- Vorsteuerabzug nur bei höchstens 110 € je Arbeitnehmer geltend gemacht?
FAQ zur Betriebsveranstaltung
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