Arbeitsvertrag per E-Mail schicken, digital unterschreiben, fertig? Lange scheiterte das am Nachweisgesetz: Arbeitgeber mussten die wesentlichen Arbeitsbedingungen auf Papier mit Unterschrift aushändigen. Seit dem 1. Januar 2025 ist das für die meisten Branchen vorbei – der Nachweis darf in Textform erfolgen. Ganz papierlos ist die Personalarbeit trotzdem nicht: Für Befristungen, Kündigungen und einige Branchen gelten weiterhin strengere Formvorschriften.
Das Wichtigste in Kürze Stand: Oktober 2026
- Ein Arbeitsvertrag ist grundsätzlich formfrei – er kann auch digital oder mündlich geschlossen werden.
- Den Nachweis der Arbeitsbedingungen dürfen Arbeitgeber seit 2025 in Textform erteilen, etwa als PDF per E-Mail – mit Aufforderung zum Empfangsnachweis.
- Ausnahme: In Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (u. a. Bau, Gastronomie, Spedition und Logistik) bleibt es bei Papier und Unterschrift. Beschäftigte können außerdem immer einen schriftlichen Nachweis verlangen.
- Befristungen brauchen weiterhin die Schriftform – digital nur mit qualifizierter elektronischer Signatur. Die Befristung auf die Regelaltersgrenze genügt seit 2025 in Textform.
- Kündigungen und Aufhebungsverträge sind nur auf Papier mit Originalunterschrift wirksam.
Die vier Formstufen im Überblick
Im Arbeitsrecht begegnen Ihnen vier Formen – von „keine Vorgabe“ bis „Papier mit Unterschrift“. Je höher die Stufe, desto strenger die Anforderungen:
Eine einfache elektronische Signatur – etwa ein eingescannter Namenszug oder ein Klick im Signaturtool – erfüllt nur die Textform. Für die Schriftform braucht es die qualifizierte elektronische Signatur, für die sich der Unterzeichner zuvor identifizieren muss.
Welche Form für welches Dokument?
T Textform genügt Q Schriftform oder qualifizierte elektronische Signatur P nur Papier mit Unterschrift
So erteilen Sie den Nachweis in Textform
Damit der digitale Nachweis die Anforderungen des Nachweisgesetzes erfüllt, müssen drei Bedingungen zusammenkommen: Das Dokument muss für den Beschäftigten zugänglich sein, gespeichert und ausgedruckt werden können – und der Arbeitgeber muss ihn bei der Übermittlung auffordern, den Empfang zu bestätigen.
- Dokument erstellen: Arbeitsvertrag bzw. Nachweis mit allen wesentlichen Arbeitsbedingungen als PDF.
- Übermitteln: per E-Mail oder über ein Mitarbeiterportal – speicher- und druckbar für den Beschäftigten.
- Empfangsnachweis anfordern: in derselben Nachricht um eine Bestätigung bitten, etwa per Antwort-E-Mail.
- Ablegen: Dokument und Empfangsbestätigung in der Personalakte speichern – etwa in der elektronischen Personalakte.
Die Fristen bleiben unverändert: Bestimmte Angaben wie Vergütung und Arbeitszeit müssen spätestens am ersten Arbeitstag vorliegen, die übrigen innerhalb von sieben Tagen bzw. eines Monats. Verstöße gegen das Nachweisgesetz sind bußgeldbewehrt.
Ausnahmebranchen: Hier bleibt es beim Papier
In den Wirtschaftszweigen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt die Erleichterung nicht – dort muss der Nachweis weiterhin schriftlich und eigenhändig unterschrieben ausgehändigt werden. Dazu gehören unter anderem das Bau-, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik, Gebäudereinigung, Messebau und Fleischwirtschaft. Der Branchenkatalog wurde zum 1. Januar 2026 erweitert – prüfen Sie im Zweifel die aktuelle Fassung. Dieselben Branchen müssen neue Beschäftigte bereits vor Arbeitsbeginn per Sofortmeldung anmelden.
Praxis-Tipp: Wer Arbeitsverträge digital abschließt, sollte Befristungen gezielt prüfen: Ein befristeter Vertrag, der nur per einfacher E-Signatur oder E-Mail zustande kommt, gilt als unbefristet. Für befristete Verträge also entweder auf Papier unterschreiben oder eine qualifizierte elektronische Signatur nutzen – und zwar vor dem ersten Arbeitstag. Was neben dem Vertrag für die erste Lohnabrechnung gebraucht wird, zeigt unsere Checkliste Neue Mitarbeiter anmelden.
Häufige Fragen zum digitalen Arbeitsvertrag
Digitale Verträge, digitale Personalakte, digitale Lohnabrechnung: Wenn Sie die Entgeltabrechnung an Lohndirekt übergeben, erhalten Sie Abrechnungen und Auswertungen digital – mehr unter Lohnabrechnung auslagern.
