Fällt in einem kleinen Betrieb ein Mitarbeiter wochenlang krankheitsbedingt aus, wird es doppelt teuer: Die Arbeit bleibt liegen, und der Lohn läuft bis zu sechs Wochen weiter. Die Umlage U1 federt dieses Risiko ab – die Krankenkasse erstattet einen Teil der Entgeltfortzahlung. Wie hoch dieser Teil ist, können Arbeitgeber bei vielen Kassen selbst bestimmen. Das Wahlrecht besteht aber nur einmal im Jahr, zu Jahresbeginn. Wir erklären, wer teilnimmt, welche Fristen gelten und wie Sie den passenden Erstattungssatz finden.
Das Wichtigste in Kürze Stand: Oktober 2026
- An der U1 nehmen Arbeitgeber mit in der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigten teil (Aufwendungsausgleichsgesetz, AAG); Auszubildende zählen nicht mit.
- Die Krankenkasse erstattet je nach Satzung und gewähltem Tarif 40 bis 80 % der Entgeltfortzahlung.
- Ein anderer Erstattungssatz kann nur mit Wirkung ab 1. Januar gewählt werden – in der Regel bis zur Fälligkeit des Januarbeitrags; die Wahl bindet für das ganze Kalenderjahr.
- Die Umlage U2 zahlen alle Arbeitgeber; sie erstattet die Mutterschaftsleistungen zu 100 %.
- Bei der Minijob-Zentrale gelten 2026 einheitlich U1 0,8 % (Erstattung 80 %) und U2 0,22 % – ohne Wahlmöglichkeit.
Was ist die Umlage U1?
Die U1 ist eine Pflichtversicherung kleiner Arbeitgeber gegen die Kosten der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Der Arbeitgeber zahlt einen Umlagebeitrag an die Krankenkasse jedes Beschäftigten – auch an die Minijob-Zentrale für geringfügig Beschäftigte. Erkrankt ein Mitarbeiter, erstattet die Kasse auf Antrag einen festgelegten Prozentsatz des fortgezahlten Entgelts für bis zu sechs Wochen. Je nach Satzung können auch die darauf entfallenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung erstattet werden, oft pauschal.
Die Umlage wird allein vom Arbeitgeber getragen und aus dem Entgelt berechnet, nach dem die Rentenversicherungsbeiträge bemessen werden (bzw. bei Versicherungsfreiheit zu bemessen wären) – höchstens bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (2026: 8.450 € im Monat). Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld bleiben umlagefrei. Einen Überblick über alle Umlagen bietet unser Beitrag Umlageverfahren U1, U2 und Insolvenzgeldumlage.
Wer muss an der U1 teilnehmen?
Teilnahmepflichtig sind Arbeitgeber, die im vorangegangenen Kalenderjahr für mindestens acht Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt haben. Die Krankenkasse prüft das jeweils zum Jahresbeginn neu; das Ergebnis gilt für das ganze Kalenderjahr. Bei der Zählung gelten Besonderheiten:
Bei einer Neugründung im laufenden Jahr kommt es darauf an, ob voraussichtlich nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt werden. Wie die Feststellung im Detail abläuft, erklärt unsere Übersicht zur Feststellung der U1-Pflicht.
Erstattungssätze und Wahltarife
Jede Krankenkasse legt Umlagesätze und Erstattungssätze in ihrer Satzung selbst fest. Neben einem allgemeinen Satz bieten viele Kassen ermäßigte und erhöhte Tarife an: Ein niedriger Umlagesatz bedeutet eine geringere Erstattung, ein hoher Umlagesatz eine höhere. Gesetzlich ist die Erstattung auf höchstens 80 % begrenzt, die Satzung darf sie auf bis zu 40 % absenken. Typische Abstufungen sind 50 %, 60 %, 70 % und 80 %.
Die Wahl gilt je Krankenkasse. Sind Ihre Mitarbeiter bei verschiedenen Kassen versichert, können Sie für jede Kasse einen anderen Tarif wählen – etwa einen niedrigen Erstattungssatz bei einer Kasse, deren Mitglieder selten krank sind, und einen hohen bei einer Kasse, deren Versicherte häufiger ausfallen. Wer nicht wählt, bleibt beim bisherigen Satz bzw. beim allgemeinen Satz der Kasse.
Bis wann muss der Erstattungssatz gewählt werden?
Herbst: neue Sätze prüfen
Zum Jahresende veröffentlichen die Krankenkassen ihre Umlage- und Erstattungssätze für das Folgejahr. Vergleichen Sie diese mit den Krankheitszeiten Ihrer Mitarbeiter im laufenden Jahr.
Wahlerklärung elektronisch abgeben
Der Wechsel wird seit 2023 im Datensatz Arbeitgeberkonto (DSAK) mit dem Baustein „Wahlerklärung U1“ (DBWU) übermittelt. Ein geänderter Satz im Beitragsnachweis allein genügt nicht.
Wirkung ab 1. Januar
Frist: Fälligkeit des Januarbeitrags
In der Regel muss die Erklärung bis zur Fälligkeit der Januarbeiträge eingehen – also bis zum drittletzten Bankarbeitstag im Januar (2027: 27. Januar). Einzelne Kassen nennen abweichende Termine; maßgeblich ist die Satzung.
Danach erst wieder zum nächsten Jahreswechsel
Bindung für das Kalenderjahr
Der gewählte Satz gilt für das gesamte Jahr und ohne neue Erklärung auch in den Folgejahren. Ein Wechsel im laufenden Jahr ist nur bei neu eröffnetem Beitragskonto möglich.
Rechenbeispiel: Lohnt sich der höhere Erstattungssatz?
Ein Handwerksbetrieb hat zehn Mitarbeiter bei derselben Krankenkasse, jeweils 3.500 € brutto im Monat – zusammen 420.000 € umlagepflichtiges Entgelt im Jahr. Die Kasse bietet (Beispielwerte) einen Tarif mit 1,8 % Umlage und 50 % Erstattung sowie einen Tarif mit 3,2 % Umlage und 80 % Erstattung.
Der höhere Tarif kostet 5.880 € mehr Umlage und erstattet 30 Prozentpunkte mehr. Er lohnt sich daher erst ab einer Entgeltfortzahlung von rund 19.600 € im Jahr (5.880 € ÷ 0,30). Bei wenigen Krankheitstagen ist der niedrige Erstattungssatz günstiger, bei einer längeren Erkrankung schon eines Mitarbeiters kann sich das Blatt wenden. Eine erstattete Pauschale für Arbeitgeberanteile ist hier vereinfachend nicht berücksichtigt. Welche Kosten ein Mitarbeiter insgesamt verursacht, zeigt unser Beitrag zu den Lohn- und Lohnnebenkosten.
Praxis-Tipp: Werten Sie im Dezember die Entgeltfortzahlung des laufenden Jahres je Krankenkasse aus und rechnen Sie den Break-even wie oben nach. Denken Sie auch an Fortsetzungserkrankungen: Ob eine neue Arbeitsunfähigkeit einen neuen Sechs-Wochen-Anspruch auslöst, klären Sie über die Vorerkrankungsanfrage bei der Kasse – mehr dazu im Beitrag Vorerkrankungen korrekt ansprechen.
Die Umlage U2 bei Mutterschaft
An der U2 nehmen alle Arbeitgeber teil, unabhängig von der Betriebsgröße. Erstattet werden zu 100 % der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, das Entgelt bei einem Beschäftigungsverbot (Mutterschutzlohn) und die darauf entfallenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Eine Wahl zwischen Tarifen gibt es bei der U2 nicht. Seit Juni 2025 gelten Schutzfristen auch nach einer Fehlgeburt ab der 13. Schwangerschaftswoche; die Kosten laufen ebenfalls über die U2. Details im Beitrag Neue Regelungen zum Mutterschutz.
Erstattung beantragen
Erstattungsanträge sind ausschließlich elektronisch aus dem Entgeltabrechnungsprogramm oder über sv.net an die zuständige Krankenkasse zu übermitteln – bei Minijobbern an die Minijob-Zentrale. Erstattet wird nur, was tatsächlich gezahlt wurde; die Arbeitsunfähigkeit ruft der Arbeitgeber über die eAU ab. Der Anspruch verjährt vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem er entstanden ist. Die Krankenkasse darf den Erstattungsbetrag mit fälligen Beiträgen verrechnen.
Checkliste für Arbeitgeber
- U1-Pflicht zum Jahresbeginn geprüft (bis 30 Beschäftigte, Teilzeit gewichtet, Azubis nicht mitgezählt)?
- Neue Umlage- und Erstattungssätze aller beteiligten Krankenkassen verglichen?
- Entgeltfortzahlung des Vorjahres je Kasse ausgewertet und Break-even berechnet?
- Wahlerklärung per DSAK/DBWU fristgerecht bis zur Fälligkeit des Januarbeitrags übermittelt?
- Richtige Umlagesätze im Abrechnungsprogramm hinterlegt?
- Erstattungsanträge U1 und U2 nach jeder Entgeltfortzahlung bzw. jedem Mutterschutzfall gestellt?
- Verjährungsfrist von vier Jahren im Blick?
FAQ zur Umlage U1
Umlagesätze vergleichen, Wahlerklärung abgeben, Erstattungen beantragen – Lohndirekt erledigt das im Rahmen Ihrer Lohnabrechnung und erinnert Sie rechtzeitig an den Jahreswechsel. Sprechen Sie uns an.
