Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, kurz euBP, ist für Arbeitgeber nicht erst ab 2027 relevant. Daten aus der Entgeltabrechnung müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2023 elektronisch übermittelt werden; für Daten der Finanzbuchhaltung gilt die Verpflichtung seit dem 1. Januar 2025. Bis Ende 2026 besteht jedoch noch eine Übergangsregel: Auf Antrag kann die Deutsche Rentenversicherung für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 von der elektronischen Übermittlung befreien.
Für Abrechnungsfälle ab dem 1. Januar 2027 entfällt diese Befreiungsmöglichkeit. Damit wird die technische Vorbereitung spätestens dann für jeden Arbeitgeber wichtig – unabhängig davon, wie viele Beschäftigte ein Betrieb hat oder ob die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern oder durch einen Dienstleister erstellt wird.
Was ist die euBP?
Die Träger der Deutschen Rentenversicherung prüfen nach § 28p SGB IV regelmäßig, ob Arbeitgeber ihre sozialversicherungsrechtlichen Melde- und Beitragspflichten erfüllen. Bei der euBP werden die hierfür erforderlichen Daten aus der Entgeltabrechnung und der Finanzbuchhaltung in einem festgelegten elektronischen Format übermittelt. Die Daten lassen sich anschließend maschinell auf Plausibilität sowie auf die richtige Beitragsberechnung und -abrechnung auswerten.
Die euBP ist damit kein eigener Prüfungstyp neben der Betriebsprüfung. Sie beschreibt das elektronische Verfahren, das die reguläre sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung unterstützt. Prüfungsgegenstand, Zuständigkeit und mögliche Folgen der Prüfung ergeben sich weiterhin aus den sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften.
Auch die elektronische Datenübermittlung beseitigt nicht jede Rückfrage. Ergibt die Auswertung Unstimmigkeiten oder werden zusätzliche Nachweise benötigt, kann die prüfende Stelle weitere Unterlagen anfordern. Eine strukturierte Datenlieferung ersetzt daher nicht die vollständige Führung der Entgeltunterlagen.
Was ändert sich zum 1. Januar 2027?
Die Pflicht zur euBP wurde stufenweise eingeführt:
Seit 1. Januar 2023
Die erforderlichen Daten aus der Entgeltabrechnung sind grundsätzlich elektronisch zu übermitteln.
Seit 1. Januar 2025
Die Verpflichtung umfasst auch die erforderlichen Daten aus der Finanzbuchhaltung.
Bis 31. Dezember 2026
Auf Antrag ist noch eine Befreiung von der elektronischen Übermittlung möglich.
Ab 1. Januar 2027
Die Übermittlung der euBP-Daten ist für alle Abrechnungsfälle verpflichtend. Eine Ausnahme wegen geringer Betriebsgröße oder fehlender eigener Abrechnungssoftware ist nicht vorgesehen.
Der Jahreswechsel 2026/2027 markiert deshalb nicht den Beginn der euBP, sondern das Ende der gesetzlichen Übergangsphase. Bereits erteilte Befreiungen schaffen keine dauerhafte Ausnahme für spätere Abrechnungsfälle.
Welche Arbeitgeber sind betroffen?
Die Übermittlungspflicht gilt für alle Arbeitgeber. Die Zahl der Beschäftigten spielt dabei keine Rolle. Auch ein Betrieb mit nur einer oder wenigen beschäftigten Personen fällt unter das Verfahren, wenn eine Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV durchgeführt wird.
Eine ausgelagerte Entgeltabrechnung verändert die Rollenverteilung, aber nicht die öffentlich-rechtliche Arbeitgeberpflicht. Ein Steuerbüro oder ein Abrechnungsdienstleister kann die Daten technisch übermitteln. Arbeitgeber bleiben jedoch Adressaten der Betriebsprüfung und müssen sicherstellen, dass die prüfrelevanten Daten für den verlangten Zeitraum verfügbar sind.
In geteilten Prozessen können verschiedene Stellen beteiligt sein. Die Entgeltabrechnung kann beispielsweise bei einem Dienstleister liegen, während die Finanzbuchhaltung im Unternehmen oder bei einer Steuerkanzlei geführt wird. Dann können für eine vollständige euBP Datenlieferungen aus zwei Systemen erforderlich sein. Welche Stelle welchen Datenbestand übermittelt, ergibt sich aus der tatsächlichen System- und Aufgabenverteilung.
Welche Daten umfasst die elektronische Betriebsprüfung?
Übermittelt werden die notwendigen Arbeitgeberdaten aus der Entgeltabrechnung und der Finanzbuchhaltung. Aufbau, Inhalt und technische Prüfung der Datensätze richten sich nach den von der Deutschen Rentenversicherung Bund festgelegten und vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales genehmigten Grundsätzen. Dazu gehören eigene Datensatzbeschreibungen für die Entgeltbuchhaltung und die Finanzbuchhaltung sowie Vorgaben zum Mindestumfang der relevanten Finanzbuchungen.
Für die Entgeltabrechnung betrifft das Verfahren die strukturierten Abrechnungsdaten, die eine Prüfung der Beitragsberechnung und der sozialversicherungsrechtlichen Meldungen ermöglichen. Aus der Finanzbuchhaltung werden die prüfrelevanten Buchungen in dem vorgegebenen Mindestumfang einbezogen. Ein gewöhnlicher Tabellenexport oder ein für steuerliche Prüfungen erzeugter Datenbestand erfüllt diese Vorgaben nicht automatisch.
Davon zu unterscheiden sind Belege und sonstige Unterlagen. Zusätzliche Dokumente können nicht zusammen mit der euBP-Datensendung übermittelt werden. Falls sie für die Prüfung benötigt werden, wird der Übermittlungsweg mit der zuständigen Prüfstelle abgestimmt. Die Übersendung auf USB-Stick, CD oder DVD ist im euBP-Verfahren nicht vorgesehen. Elektronisch geführte Nachweise können daneben in einer digitalen Personalakte oder einem anderen ordnungsgemäßen Dokumentationssystem verfügbar sein; die euBP-Datensendung selbst ersetzt diese Ablage nicht.
Wie werden euBP-Daten übermittelt?
Die Übermittlung ist ausschließlich mit einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einem systemgeprüften Finanzbuchhaltungssystem möglich. Die Software muss die Vorgaben der Systemprüfung nach § 95b SGB IV erfüllen. Der Versand erfolgt über den gesicherten eXTra-Standard, der auch in anderen elektronischen Meldeverfahren der Sozialversicherung genutzt wird.
Nicht geeignet sind:
- das SV-Meldeportal oder eine andere systemgeprüfte Ausfüllhilfe
- ein GDPdU- oder GoBD-Export
- das euBP-Datentool der Deutschen Rentenversicherung
- ein manueller Upload auf einer Internetseite
- die Übergabe auf einem physischen Datenträger
Das euBP-Datentool dient Softwareherstellern zur Prüfung erzeugter Datensätze. Es ist kein Übertragungsprogramm für Arbeitgeber.
Eine regelmäßige monatliche Meldung findet nicht statt. Die Daten werden für die konkrete Betriebsprüfung und innerhalb der Frist übermittelt, die in der Prüfankündigung genannt ist. Für jede Sendung stellt die Datenstelle der Rentenversicherung eine Rückmeldedatei bereit. Daraus ergibt sich, ob der Datensatz technisch und inhaltlich angenommen wurde oder ob ein Fehler vorliegt.
Typischer Ablauf einer euBP
Nach der Prüfankündigung stehen zunächst Prüfzeitraum, Betriebsnummer und Übermittlungsfrist fest. Anschließend wird ermittelt, in welchen Systemen die Entgelt- und Finanzbuchhaltungsdaten des Prüfzeitraums vorhanden sind und wer die jeweilige Datenlieferung erzeugt.
Das systemgeprüfte Programm erstellt die euBP-Datensätze und versendet sie über das geschlossene Verfahren. Die elektronische Rückmeldung dokumentiert, ob die Daten erfolgreich verarbeitet wurden. Eine reine Versandbestätigung genügt nicht, wenn die Datenstelle anschließend einen Fehler meldet.
Die Prüfstelle wertet die Daten maschinell aus. Zusätzliche Belege oder Erläuterungen werden außerhalb der eigentlichen euBP-Datensendung angefordert und auf einem abgestimmten elektronischen Weg bereitgestellt. Ergibt die Prüfung Beitragsdifferenzen, kann es zu Nachforderungen und gegebenenfalls zu Korrekturen von Meldungen kommen.
Besondere Bedeutung bei Software- und Dienstleisterwechseln
Ein Wechsel des Abrechnungsprogramms oder des Dienstleisters kann die Verfügbarkeit historischer Daten gefährden. Deshalb gilt seit dem 1. Januar 2025 eine besondere Übermittlungspflicht: Bei einem solchen Wechsel sind die euBP-Daten für die nächste Prüfung an die Deutsche Rentenversicherung zu übermitteln. Als Übermittlungsgrund wird der Programm- oder Dienstleisterwechsel angegeben.
Plausible Daten speichert die Datenstelle der Rentenversicherung bis zum Abschluss der nächsten Prüfung. Das bisherige Programm oder der betroffene Mandant kann erst gelöscht werden, nachdem die erfolgreiche Verarbeitung durch die Datenstelle bestätigt wurde. Maßgeblich ist also nicht allein, ob der Versand ausgelöst wurde, sondern ob eine positive Rückmeldung vorliegt.
Die Regelung ist besonders relevant, wenn ein früherer Dienstleister nach Vertragsende keinen laufenden Systemzugang mehr bereitstellt. Sie verhindert, dass der Prüfzeitraum später nur noch durch Ersatzunterlagen oder unvollständige Exporte rekonstruiert werden kann.
Drei Praxisbeispiele
Beispiel 1: Kleiner Arbeitgeber mit externer Abrechnung
Ein Handwerksbetrieb beschäftigt vier Arbeitnehmer. Die laufende Entgeltabrechnung übernimmt ein Dienstleister, die Finanzbuchhaltung wird im Betrieb geführt. Die geringe Beschäftigtenzahl begründet keine Ausnahme von der euBP. Für die Prüfung können eine Datenlieferung aus dem Abrechnungssystem des Dienstleisters und eine weitere aus dem systemgeprüften Finanzbuchhaltungssystem erforderlich sein.
Beispiel 2: Wechsel des Abrechnungsdienstleisters
Ein Unternehmen wechselt zum 1. Januar 2027 den Abrechnungsdienstleister. Der bisherige Anbieter verfügt über die Daten der Vorjahre. Vor der Löschung des Mandanten werden die euBP-Daten mit dem Übermittlungsgrund „Dienstleisterwechsel“ gesendet. Erst die erfolgreiche Rückmeldung der Datenstelle bestätigt, dass die Daten für die nächste Prüfung gespeichert wurden.
Beispiel 3: Zusätzliche Belege werden benötigt
Die Datenanalyse zeigt eine auffällige Buchung zu einer Einmalzahlung. Die Prüfstelle fordert die zugrunde liegende Vereinbarung und die Abrechnungsunterlagen an. Diese Dokumente werden nicht erneut als Bestandteil des euBP-Datensatzes übertragen. Ihr elektronischer Übermittlungsweg wird separat mit der Prüfstelle abgestimmt.
Elektronisches Prüfergebnis und Meldekorrekturen
Das Prüfergebnis kann auf Wunsch elektronisch bereitgestellt werden. Dafür müssen mit der Datensendung die Zustimmung zur elektronischen Bekanntgabe und eine gültige E-Mail-Adresse übermittelt werden. Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail; das PDF-Dokument wird über das Programm abgerufen, mit dem die euBP-Daten gesendet wurden. Nach Zugang der Benachrichtigung steht das Dokument 42 Tage zum Abruf bereit.
Bei berechtigten Zweifeln an einer rechtssicheren elektronischen Bekanntgabe kann die Deutsche Rentenversicherung das Prüfergebnis weiterhin postalisch übermitteln.
Führen Prüffeststellungen zu melderelevanten Entgeltdifferenzen, kann die Datenstelle Grunddaten für Korrekturmeldungen nach der DEÜV bereitstellen. Ob und in welchem Umfang diese Daten im eingesetzten Programm verarbeitet werden können, hängt von dessen technischer Umsetzung ab.
Nach Bestandskraft des Bescheids werden die für die Prüfung gespeicherten euBP-Daten automatisch gelöscht. Über die Löschung erhält der Absender eine elektronische Meldung.
Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Entgeltabrechnung fit für die euBP ist? Weiterführend: Beitragsnachforderungen in der Sozialversicherung.
