Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber 2026: Fahrtkostenzuschuss, Pauschalsteuer und Kilometersätze

Ob Auto, Bus oder Bahn: Der Weg zur Arbeit kostet Ihre Beschäftigten jeden Monat Geld. Mit einer Fahrtkostenerstattung können Arbeitgeber gezielt entlasten – und das deutlich günstiger als mit einer Gehaltserhöhung. Entscheidend ist, um welche Fahrt es geht: Für den täglichen Arbeitsweg gibt es den pauschal versteuerten Fahrtkostenzuschuss, für Dienstfahrten die steuerfreie Kilometerpauschale. Seit 2026 gilt zudem eine neue Entfernungspauschale von 38 Cent ab dem ersten Kilometer, die den Spielraum für Arbeitgeber erweitert. Wir zeigen, wie viel Sie erstatten dürfen, wie Homeoffice-Tage zu berücksichtigen sind und was bei Fahrgemeinschaften und Minijobs gilt.

Arbeitsweg oder Dienstfahrt? Die wichtigste Unterscheidung

Bevor Sie Fahrtkosten erstatten, müssen Sie klären, welche Art von Fahrt vorliegt. Davon hängt ab, ob die Erstattung steuerpflichtig, pauschal versteuerbar oder ganz steuerfrei ist.

Erste Tätigkeitsstätte ist in der Regel der Betrieb, dem der Beschäftigte dauerhaft zugeordnet ist. Wer dagegen ständig wechselnd bei Kunden oder auf Baustellen arbeitet, ist auf Auswärtstätigkeit – dann gelten die Reisekostenregeln. Welche Kosten bei Dienstreisen außer den Fahrtkosten erstattungsfähig sind, lesen Sie in unserem Beitrag Welche Reisekosten dürfen Arbeitnehmer abrechnen?, die Pauschalen für Essen und Trinken unterwegs im Beitrag zur Verpflegungspauschale.

Fahrtkostenzuschuss für den Arbeitsweg: 15 % Pauschalsteuer

Zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss zu den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – oft „Fahrgeld“ genannt –, ist das grundsätzlich steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG darf der Arbeitgeber die Lohnsteuer aber pauschal mit 15 % übernehmen. Dazu kommen 5,5 % Solidaritätszuschlag auf die Pauschalsteuer und gegebenenfalls pauschale Kirchensteuer. Der Vorteil: Ein pauschal versteuerter Fahrtkostenzuschuss ist kein Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV) – weder Arbeitgeber noch Beschäftigte zahlen Beiträge.

Voraussetzungen

• Zusätzlichkeit: Der Zuschuss muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden (§ 8 Abs. 4 EStG). Eine Umwandlung von bisherigem Gehalt in Fahrgeld ist nicht begünstigt.
• Obergrenze: Pauschal versteuert werden darf höchstens der Betrag, den der Beschäftigte als Entfernungspauschale absetzen könnte. Was darüber hinausgeht, ist normal über die Lohnsteuerabzugsmerkmale zu versteuern und zu verbeitragen.
• Tatsächliche Fahrten: Begünstigt sind nur Tage, an denen der Beschäftigte tatsächlich zur ersten Tätigkeitsstätte fährt – nicht Urlaubs-, Krankheits- oder Homeoffice-Tage.

Wie hoch ist die Entfernungspauschale 2026?

Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 wurde die Staffelung abgeschafft. Seit dem 1. Januar 2026 gilt für jeden vollen Kilometer der kürzesten Straßenverbindung 0,38 € je Arbeitstag. Bis 2025 waren es 0,30 € für die ersten 20 Kilometer und 0,38 € erst ab dem 21. Kilometer. Gerade bei kurzen und mittleren Arbeitswegen steigt der pauschal versteuerbare Betrag damit spürbar.

Für Menschen mit Behinderung (Grad ab 70 bzw. ab 50 mit Merkzeichen „G“) können statt der Entfernungspauschale die tatsächlichen Kosten angesetzt werden; entsprechend höher darf dann auch der pauschal versteuerte Zuschuss sein.

15-Tage-Regel und Homeoffice-Tage

Damit Sie nicht jeden Monat die Fahrten zählen müssen, erlaubt die Finanzverwaltung eine Vereinfachung: Im Lohnsteuerabzug darf unterstellt werden, dass Beschäftigte an 15 Arbeitstagen im Monat zur Arbeit fahren (BMF-Schreiben vom 18.11.2021, Rz. 36–39). Das entspricht 180 Fahrttagen im Jahr.

Die 15 Tage gelten aber nur für eine 5-Tage-Woche. Fährt ein Beschäftigter nach den arbeitsvertraglichen oder dienstlichen Festlegungen regelmäßig an weniger Tagen ins Büro – etwa wegen Teilzeit, fester Homeoffice-Tage oder mobilem Arbeiten –, wird die Zahl verhältnismäßig gekürzt (Rz. 41):

Maßgeblich ist eine in die Zukunft gerichtete Prognose: Gelegentliche Homeoffice-Tage ändern nichts, ein fest vereinbartes Modell schon. Statt der Vereinfachung können Sie auch die tatsächlichen Fahrttage zugrunde legen – das lohnt sich vor allem, wenn Beschäftigte häufiger als an 15 Tagen im Monat fahren. Dann müssen die Fahrten aber nachgewiesen werden. Die gleiche Kürzung betrifft übrigens den pauschal versteuerten Anteil beim Dienstwagen, wenn der geldwerte Vorteil für den Arbeitsweg nach der 0,03-%-Methode ermittelt wird.

Rechenbeispiel: Fahrtkostenzuschuss bei 25 km Arbeitsweg

Eine Beschäftigte fährt mit dem eigenen Auto zur Arbeit, die einfache Entfernung beträgt 25 km. Der Arbeitgeber möchte den höchstmöglichen Zuschuss pauschal versteuern. Pro Fahrttag sind das 25 km × 0,38 € = 9,50 €. Je nach Arbeitsmodell ergibt sich (Beispielwerte):

Jobticket und Deutschlandticket als Alternative

Für Beschäftigte, die mit Bus und Bahn kommen, gibt es eine noch günstigere Lösung: Zuschüsse zu Fahrkarten des öffentlichen Personennahverkehrs und Jobtickets – also auch zum Deutschlandticket – sind nach § 3 Nr. 15 EStG komplett steuer- und beitragsfrei, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Die steuerfreie Leistung wird in der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen und mindert die Entfernungspauschale des Beschäftigten. Alternativ kann der Arbeitgeber das Ticket mit 25 % pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG) – dann ohne Anrechnung auf die Werbungskosten, und das auch bei Gehaltsumwandlung.

Für Fahrten mit dem eigenen Auto gilt die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 15 EStG nicht – hier bleibt es bei der 15-%-Pauschalierung. Preise, Varianten und Abrechnung des Deutschlandtickets erklären wir ausführlich im Beitrag Deutschlandticket in der Lohnabrechnung.

Fahrtkostenerstattung bei Dienstfahrten: 0,30 € pro Kilometer

Nutzen Beschäftigte ihren privaten Pkw für Dienstfahrten, darf der Arbeitgeber die Kosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG). Drei Wege sind möglich:

• Kilometerpauschale: 0,30 € je gefahrenem Kilometer mit dem Pkw, 0,20 € mit anderen motorisierten Fahrzeugen wie Motorrad, Roller oder Moped. Die Sätze gelten 2026 unverändert – die Erhöhung auf 0,38 € betrifft nur den Arbeitsweg.
• Individueller Kilometersatz: Aus den nachgewiesenen Gesamtkosten des Fahrzeugs (Abschreibung, Versicherung, Steuer, Kraftstoff, Wartung) wird ein eigener Satz je Kilometer ermittelt.
• Tatsächliche Kosten: etwa Bahn- oder Flugtickets, Mietwagen, Taxi, Park- und Mautgebühren gegen Beleg.

Zahlt der Arbeitgeber mehr als 0,30 € pro Kilometer, ist der übersteigende Teil steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Für Fahrten mit dem Fahrrad gibt es seit 2014 keinen pauschalen Kilometersatz mehr; hier können nur nachgewiesene Kosten steuerfrei erstattet werden. Für die Abrechnung brauchen Sie Datum, Ziel, Anlass und gefahrene Kilometer jeder Dienstfahrt.

Mitfahrer und Fahrgemeinschaften

Den früheren Zuschlag von 2 Cent je Kilometer für jeden mitgenommenen Kollegen bei Dienstreisen gibt es seit 2014 nicht mehr. Der Fahrer erhält 0,30 € pro Kilometer, unabhängig davon, wie viele Personen mitfahren. Mitfahrer, denen keine eigenen Kosten entstehen, bekommen keine Fahrtkostenerstattung.

Anders beim Arbeitsweg: In einer Fahrgemeinschaft kann jedes Mitglied die Entfernungspauschale für die eigene Strecke von der Wohnung zur Tätigkeitsstätte ansetzen – Umwege zum Abholen der Kollegen zählen nicht. Für die Tage, an denen jemand nur mitfährt, ist die Pauschale auf 4.500 € im Jahr begrenzt. Entsprechend kann der Arbeitgeber auch Mitfahrern einen pauschal versteuerten Fahrtkostenzuschuss zahlen.

Fahrtkostenzuschuss im Minijob

Für Minijobber ist der pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschuss besonders interessant. Da er mit 15 % pauschal versteuert wird, gehört er nicht zum Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung – und wird deshalb nicht auf die Verdienstgrenze von 603 € im Monat angerechnet. Der Arbeitgeber kann einem Minijobber also zusätzlich zum Lohn bis zur Höhe der Entfernungspauschale Fahrgeld zahlen, ohne dass der Minijob-Status gefährdet ist. Wichtig für die Abrechnung: Die 2-%-Pauschalsteuer für den Minijob geht an die Minijob-Zentrale, die 15-%-Pauschalsteuer auf das Fahrgeld dagegen über die Lohnsteuer-Anmeldung an das Betriebsstättenfinanzamt. Auch hier gilt die Kürzung der 15 Tage, wenn der Minijobber nur an wenigen Tagen pro Woche arbeitet – bei zwei Arbeitstagen pro Woche also 6 Fahrttage im Monat.

Was in der Lohnabrechnung zu beachten ist

• Lohnsteuerbescheinigung: Steuerfreie Leistungen nach § 3 Nr. 15 EStG gehören in Zeile 17, pauschal mit 15 % versteuerte Fahrtkostenzuschüsse in Zeile 18. Beides mindert später die Entfernungspauschale in der Steuererklärung.
• Unterlagen zum Lohnkonto: Entfernung (kürzeste Straßenverbindung), Verkehrsmittel, Anzahl der regelmäßigen Bürotage und bei Nachweis die tatsächlichen Fahrttage.
• Änderungen melden: Umzug, neuer Homeoffice-Rhythmus oder Wechsel des Verkehrsmittels verändern die Höchstgrenze – passen Sie den Zuschuss rechtzeitig an.
• Dienstfahrten: Reisekostenabrechnungen mit Kilometerangaben aufbewahren; die steuerfreie Erstattung erscheint nicht als Arbeitslohn.

FAQ zur Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber

Fahrgeld richtig pauschalieren, Homeoffice-Tage berücksichtigen, Dienstfahrten steuerfrei erstatten – Lohndirekt übernimmt die Reisekostenabrechnung und die Lohnabrechnung für Ihre Beschäftigten. Sprechen Sie uns an.