Umzugskosten vom Arbeitgeber 2026: steuerfreie Erstattung beim berufsbedingten Umzug

Ein neuer Job in einer anderen Stadt, eine Versetzung oder ein deutlich kürzerer Arbeitsweg: Ist ein Umzug beruflich veranlasst, darf der Arbeitgeber die Umzugskosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten – bis zu den Beträgen, die ein Bundesbeamter nach dem Bundesumzugskostengesetz erhalten würde. Für viele Unternehmen ist das ein wirksames Argument bei der Suche nach Fachkräften. Wir zeigen, wann ein Umzug als beruflich gilt, welche Kosten in welcher Höhe steuerfrei sind, wie hoch die Umzugspauschale 2026 ist und worauf Sie bei einer Rückzahlungsklausel achten sollten.

Wann ist ein Umzug beruflich veranlasst?

Steuerfrei erstatten darf der Arbeitgeber nur, wenn der Wohnungswechsel beruflich veranlasst ist. Die Finanzverwaltung erkennt das insbesondere in diesen Fällen an (R 9.9 LStR und H 9.9 LStH):

Bei der Fahrzeitersparnis zählt jede Person für sich: Ziehen berufstätige Ehe- oder Lebenspartner gemeinsam um, werden ihre Ersparnisse weder addiert noch gegeneinander verrechnet. Es genügt, wenn die Stunde regelmäßig an den Arbeitstagen erreicht wird. Lassen Sie sich die alte und neue Fahrzeit bei der Abrechnung kurz darlegen und legen Sie die Angaben zum Lohnkonto.

Welche Umzugskosten der Arbeitgeber steuerfrei erstatten darf

Private Arbeitgeber sind nicht an das Bundesumzugskostengesetz (BUKG) gebunden. Steuerlich bildet es aber die Obergrenze: Steuerfrei ist die Erstattung, soweit sie die Beträge nicht übersteigt, die die Beschäftigte nach BUKG bzw. bei Auslandsumzügen nach der Auslandsumzugskostenverordnung (AUV) als Werbungskosten abziehen könnte. Im Einzelnen:

Zur Maklerprovision: Seit 2015 gilt bei Mietwohnungen das Bestellerprinzip. Mieter zahlen nur, wenn sie den Makler selbst beauftragt haben. Nicht steuerfrei erstatten lassen sich außerdem Aufwendungen für die Einrichtung der neuen Wohnung – etwa Gardinen, Lampen oder neue Möbel – sowie Verluste aus dem Verkauf eines Eigenheims.

Umzugspauschale 2026: Pauschale für sonstige Umzugsauslagen

Viele kleine Ausgaben rund um den Umzug – Ummeldungen, Anschluss von Herd und Waschmaschine, Trinkgelder für Helfer – deckt eine Pauschale ab, für die keine Belege nötig sind. Seit der Reform des Umzugskostenrechts im März 2020 hängt sie nicht mehr vom Familienstand ab, sondern wird je umziehender Person gewährt. Die Beträge legt das Bundesfinanzministerium fest; für Umzüge, die seit dem 1. März 2024 beendet wurden, gelten:

Für 2025 und 2026 hat das Bundesfinanzministerium bislang keine neuen Werte veröffentlicht; maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28. Dezember 2023. Entscheidend für die Höhe ist der Tag vor dem Einladen des Umzugsguts. Weitere Personen zählen nur mit, wenn sie auch nach dem Umzug mit der Beschäftigten in einem Haushalt leben. Statt der Pauschale können höhere sonstige Kosten im Einzelnen nachgewiesen werden – dann prüft das Finanzamt aber genau, ob es sich wirklich um Umzugskosten oder um private Anschaffungen handelt.

Rechenbeispiel: Umzug mit Familie und Umzugszuschuss

Eine Projektleiterin wechselt zum 1. Juni 2026 den Arbeitgeber und zieht mit ihrem Ehemann und der zehnjährigen Tochter rund 160 km in die Nähe des neuen Standorts. Der neue Arbeitgeber zahlt laut Arbeitsvertrag einen Umzugszuschuss von 10.000 €. Die Beschäftigte reicht folgende Kosten ein (Beispielwerte):

Abrechnung: Lohnsteuer, Sozialversicherung und Nachweise

Die steuerfreie Erstattung nach § 3 Nr. 16 EStG gehört nicht zum Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV). Für die Lohnabrechnung gilt:

• Belege zum Lohnkonto: Die Beschäftigte legt Unterlagen vor, aus denen die tatsächlichen Kosten hervorgehen (Rechnungen, Mietverträge, Fahrtenaufstellung). Der Arbeitgeber bewahrt sie als Belege zum Lohnkonto auf (R 9.9 Abs. 3 LStR). Für die Pauschale nach § 10 BUKG genügt die Angabe der umziehenden Personen.
• Mehrbetrag: Was über die steuerfreien Höchstbeträge hinausgeht, ist regulär steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Eine Pauschalversteuerung wie bei Verpflegungsspesen gibt es für Umzugskosten nicht.
• Kein Doppelabzug: Was der Arbeitgeber steuerfrei erstattet, kann die Beschäftigte nicht zusätzlich als Werbungskosten geltend machen. Nur nicht erstattete Kosten bleiben für die Steuererklärung.
• Auslandsumzug: Bei Umzügen vom oder ins Ausland gelten die Höchstbeträge der Auslandsumzugskostenverordnung, mit Ausnahme der Pauschalen für klimabedingte Kleidung und Ausstattung. Mehr zu Einsätzen im Ausland lesen Sie in unserem Beitrag Arbeiten im Ausland.

Fahrtkosten, Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen richten sich nach den Grundsätzen des Reisekostenrechts. Einen Überblick gibt unser Beitrag Welche Reisekosten dürfen Arbeitnehmer abrechnen?

Rückzahlungsklausel: Wann Umzugskosten zurückgezahlt werden müssen

Viele Arbeitgeber sichern die Investition mit einer Rückzahlungsklausel ab: Verlässt die Beschäftigte das Unternehmen kurz nach dem Umzug, soll sie die Kosten ganz oder teilweise erstatten. Das ist grundsätzlich zulässig. Weil solche Klauseln meist vorformuliert sind, unterliegen sie aber der AGB-Kontrolle (§ 307 BGB). Damit die Klausel hält, sollten Sie diese Punkte beachten:

• Angemessene Bindungsdauer: In der Praxis sind zwei bis drei Jahre üblich. Ist die Bindung zu lang, ist die Klausel nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts insgesamt unwirksam – sie wird nicht auf ein zulässiges Maß verkürzt.
• Zeitanteilige Staffelung: Der Rückzahlungsbetrag sollte sich für jeden Monat der Betriebszugehörigkeit nach dem Umzug verringern.
• Nur bei Gründen in der Sphäre der Beschäftigten: Eine Rückzahlung darf nicht greifen, wenn der Arbeitgeber betriebsbedingt kündigt oder die Beschäftigte aus Gründen kündigt, die der Arbeitgeber zu vertreten hat.
• Klar und vor dem Umzug vereinbart: Betrag, Dauer und Staffelung gehören schriftlich in den Arbeitsvertrag oder eine Zusatzvereinbarung.

Lassen Sie Rückzahlungsklauseln im Zweifel arbeitsrechtlich prüfen, bevor Sie sie in Ihre Vertragsmuster übernehmen.

Abgrenzung: Umzug oder doppelte Haushaltsführung?

Nicht jede Beschäftigte zieht mit der ganzen Familie um. Behält sie ihren Hausstand am bisherigen Wohnort und nimmt am Arbeitsort nur eine Zweitwohnung, liegt eine doppelte Haushaltsführung vor. Dann gelten eigene Regeln: Der Arbeitgeber kann unter anderem die Kosten der Zweitwohnung im Inland bis 1.000 € im Monat, Verpflegungspauschalen für die ersten drei Monate und eine Familienheimfahrt pro Woche steuerfrei erstatten. Auch die Umzugskosten zur Begründung der doppelten Haushaltsführung und später für den endgültigen Umzug an den Arbeitsort sind beruflich veranlasst. Wird der Familienwohnsitz an den Arbeitsort verlegt, endet die doppelte Haushaltsführung – ab dann gelten die Regeln für den Umzug aus diesem Beitrag.

FAQ zu Umzugskosten vom Arbeitgeber

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