Beschäftigen Unternehmen schwerbehinderte Menschen, gelten für sie besondere Pflichten – von der Beschäftigungsquote über Zusatzurlaub und Kündigungsschutz bis zur Lohnsteuer. Wer die Quote nicht erfüllt, zahlt seit 2024 deutlich höhere Ausgleichsabgaben. Wir fassen zusammen, was Arbeitgeber bei schwerbehinderten Mitarbeitern in der Lohnabrechnung und im Arbeitsverhältnis beachten müssen.
Das Wichtigste in Kürze Stand: Oktober 2026
- Ab 20 Arbeitsplätzen müssen mindestens 5 Prozent mit schwerbehinderten Menschen besetzt sein (§ 154 SGB IX).
- Für jeden unbesetzten Pflichtarbeitsplatz fallen 155 bis 815 € pro Monat Ausgleichsabgabe an.
- Anzeige und Zahlung sind jährlich bis zum 31. März fällig.
- Schwerbehinderte erhalten fünf Arbeitstage Zusatzurlaub (bei einer Fünftagewoche).
- Eine Kündigung ist nur mit vorheriger Zustimmung des Integrationsamts wirksam.
Wer gilt als schwerbehindert?
Schwerbehindert ist, wer einen Grad der Behinderung (GdB) von mindestens 50 hat. Den GdB stellt das zuständige Versorgungsamt fest; körperliche, geistige und seelische Beeinträchtigungen werden gleichermaßen berücksichtigt.
Menschen mit einem GdB von 30 oder 40 können von der Agentur für Arbeit schwerbehinderten Menschen gleichgestellt werden, wenn sie ohne Gleichstellung keinen geeigneten Arbeitsplatz erlangen oder behalten können. Gleichgestellte zählen bei der Beschäftigungsquote mit und haben besonderen Kündigungsschutz – einen Anspruch auf Zusatzurlaub haben sie aber nicht.
Beschäftigungspflicht: Wie viele Pflichtarbeitsplätze?
Private und öffentliche Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20 Arbeitsplätzen müssen wenigstens 5 Prozent davon mit schwerbehinderten oder gleichgestellten Menschen besetzen. Für kleinere Betriebe gelten Erleichterungen:
- Weniger als 40 Arbeitsplätze: ein Pflichtarbeitsplatz
- Weniger als 60 Arbeitsplätze: zwei Pflichtarbeitsplätze
Bei der Zählung bleiben unter anderem Stellen für Auszubildende und Stellen mit weniger als 18 Wochenstunden außen vor. Bruchteile ab 0,5 werden aufgerundet – bei Arbeitgebern mit weniger als 60 Arbeitsplätzen wird dagegen abgerundet.
Ein schwerbehinderter Arbeitgeber wird selbst auf einen Pflichtarbeitsplatz angerechnet. Schwerbehinderte Auszubildende zählen auf zwei Pflichtarbeitsplätze; in besonderen Fällen kann die Agentur für Arbeit eine Mehrfachanrechnung zulassen.
Die Ausgleichsabgabe
Arbeitgeber, die ihre Pflichtarbeitsplätze nicht besetzen, zahlen für jeden unbesetzten Platz und Monat eine Ausgleichsabgabe (§ 160 SGB IX). Seit dem Erhebungsjahr 2024 gibt es eine zusätzliche Stufe für Arbeitgeber, die gar keine schwerbehinderten Menschen beschäftigen. Die Beträge werden regelmäßig angepasst.
Beträge je unbesetztem Pflichtarbeitsplatz und Monat. Die Werte für das Erhebungsjahr 2025 waren erstmals zum 31. März 2026 fällig.
Sonderregeln für kleinere Betriebe
Wichtig: Die Ausgleichsabgabe hebt die Beschäftigungspflicht nicht auf. Sie fließt an das Integrationsamt (in vielen Bundesländern heute Inklusionsamt) und finanziert dort Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben – etwa Zuschüsse für die behindertengerechte Ausstattung von Arbeitsplätzen, die auch Ihrem Unternehmen zugutekommen können.
Anzeige und Zahlung bis 31. März
Daten erfassen
Monatlich Arbeitsplätze sowie beschäftigte schwerbehinderte und gleichgestellte Menschen dokumentieren und ein Verzeichnis führen.
Anzeige erstellen
Die Anzeige für das Vorjahr mit der kostenlosen Software IW-Elan erstellen – sie prüft die Angaben und berechnet eine mögliche Ausgleichsabgabe.
An die Agentur für Arbeit senden
Die Anzeige muss bis zum 31. März bei der Agentur für Arbeit eingegangen sein. Die Frist kann nicht verlängert werden.
Frist: 31. März
Ausgleichsabgabe zahlen
Eine fällige Ausgleichsabgabe ist ebenfalls bis zum 31. März an das zuständige Integrationsamt zu überweisen.
Wer die Anzeige nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig erstattet, handelt ordnungswidrig. Es droht ein Bußgeld von bis zu 10.000 € (§ 238 SGB IX).
Pflichten im laufenden Arbeitsverhältnis
Zusatzurlaub
Schwerbehinderte Beschäftigte haben Anspruch auf bezahlten Zusatzurlaub von fünf Arbeitstagen im Jahr bei einer Fünftagewoche (§ 208 SGB IX). Bei mehr oder weniger Arbeitstagen pro Woche erhöht oder vermindert sich der Anspruch entsprechend. Besteht die Schwerbehinderung nicht das ganze Jahr, steht für jeden vollen Monat ein Zwölftel zu. Gleichgestellte erhalten keinen Zusatzurlaub.
Mehrarbeit und Teilzeit
Auf Verlangen sind schwerbehinderte Beschäftigte von Mehrarbeit freizustellen – also von Arbeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht (§ 207 SGB IX). Schichtarbeit ist dagegen nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Erfordert Art oder Schwere der Behinderung eine kürzere Arbeitszeit, haben schwerbehinderte Menschen einen Anspruch auf Teilzeit, sofern das für den Arbeitgeber zumutbar und nicht mit unverhältnismäßigen Aufwendungen verbunden ist (§ 164 Abs. 5 SGB IX).
Behindertengerechte Beschäftigung
Schwerbehinderte Menschen sind so zu beschäftigen, dass sie ihre Fähigkeiten und Kenntnisse möglichst voll verwerten und weiterentwickeln können. Dazu gehört auch eine behinderungsgerechte Einrichtung des Arbeitsplatzes. Hierfür können Arbeitgeber Zuschüsse beim Integrationsamt beantragen.
Besonderer Kündigungsschutz
Die Kündigung eines schwerbehinderten oder gleichgestellten Menschen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Integrationsamts wirksam (§ 168 SGB IX). Das gilt für ordentliche und außerordentliche Kündigungen. Darüber hinaus gilt:
- Bei einer ordentlichen Kündigung beträgt die Kündigungsfrist mindestens vier Wochen.
- Bei einer außerordentlichen Kündigung muss die Zustimmung innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnis des Kündigungsgrundes beantragt werden.
- Der Sonderkündigungsschutz greift erst, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht.
- Bei einem noch laufenden Feststellungsverfahren besteht der Schutz, wenn der Antrag mindestens drei Wochen vor der Kündigung gestellt wurde und die Schwerbehinderung später anerkannt wird.
- Die Schwerbehindertenvertretung muss vor der Kündigung beteiligt werden – sonst ist die Kündigung unwirksam.
Lohnsteuer: der Behinderten-Pauschbetrag
Menschen mit Behinderung steht ein steuerlicher Pauschbetrag nach § 33b EStG zu. Auf Antrag trägt das Finanzamt ihn als Freibetrag in die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ein. Arbeitgeber berücksichtigen ihn dann automatisch beim monatlichen Lohnsteuerabzug – ein eigener Nachweis gegenüber dem Arbeitgeber ist nicht nötig.
Wenn der GdB herabgesetzt wird
Der Grad der Behinderung ist keine Feststellung auf Lebenszeit. Bessert sich der Gesundheitszustand, kann das Versorgungsamt den GdB bei einer Nachprüfung herabsetzen – zum Beispiel von 60 auf 40. Damit liegt der GdB unter 50, und die Schwerbehinderteneigenschaft entfällt. Für Arbeitgeber ändert sich dadurch aber nicht sofort etwas: Das Gesetz sieht eine Übergangszeit vor.
Der Schutz endet nicht mit dem Bescheid
Die besonderen Regelungen für schwerbehinderte Menschen gelten weiter, bis der Herabsetzungsbescheid unanfechtbar geworden ist – und danach noch bis zum Ende des dritten Kalendermonats (§ 199 Abs. 1 SGB IX). Unanfechtbar wird der Bescheid, wenn die Widerspruchsfrist von einem Monat nach Bekanntgabe ungenutzt abläuft. Ein per Post versandter Bescheid gilt am vierten Tag nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben.
Legt die oder der Beschäftigte Widerspruch ein, hat dieser aufschiebende Wirkung (§ 86a SGG). Unanfechtbar wird der Bescheid dann erst, wenn das Widerspruchsverfahren – und gegebenenfalls ein anschließendes Klageverfahren – abgeschlossen ist. Bis dahin bleibt es bei der Schwerbehinderteneigenschaft, und die dreimonatige Auslauffrist hat noch nicht begonnen.
Beispiel: Wie lange gilt der Schwerbehindertenschutz nach einer Herabsetzung?
Beispieldaten. Fällt ein Fristende auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt es sich auf den nächsten Werktag.
Was bis zum Ende der Schutzfrist weiter gilt
- Zusatzurlaub: Der Anspruch nach § 208 SGB IX besteht bis zum Ende der Schutzfrist. Im Jahr, in dem sie endet, steht für jeden vollen Monat ein Zwölftel zu. Im Beispiel sind das für 2027 drei Monate: 5 × 3/12 = 1,25 Tage Zusatzurlaub. Aufgerundet wird nur ein Bruchteil ab einem halben Tag (§ 208 Abs. 2 SGB IX); ein kleinerer Bruchteil wie hier der Viertel-Tag darf nicht einfach gestrichen werden, sondern wird stundenweise gewährt oder bei Austritt abgegolten.
- Besonderer Kündigungsschutz: Eine Kündigung braucht bis einschließlich 31.03.2027 weiterhin die vorherige Zustimmung des Integrationsamts (§ 168 ff. SGB IX), und die Schwerbehindertenvertretung ist zu beteiligen.
- Beschäftigungsquote: Die oder der Beschäftigte wird bis zum Ende der Schutzfrist auf die Pflichtarbeitsplätze angerechnet (§ 199 Abs. 3 SGB IX) und bleibt so lange im Verzeichnis.
- Mehrarbeit: Auch der Anspruch auf Freistellung von Mehrarbeit (§ 207 SGB IX) gilt bis dahin weiter.
Gleichstellung bei GdB 30 oder 40
Liegt der neue GdB bei 30 oder 40, können Beschäftigte bei der Agentur für Arbeit beantragen, schwerbehinderten Menschen gleichgestellt zu werden (§ 2 Abs. 3, § 151 SGB IX). Voraussetzung ist, dass sie ohne Gleichstellung infolge ihrer Behinderung einen geeigneten Arbeitsplatz nicht behalten oder nicht erlangen können. Die Gleichstellung wirkt ab dem Tag, an dem der Antrag bei der Agentur für Arbeit eingeht, und kann befristet werden. Im Verfahren kann die Agentur für Arbeit auch den Arbeitgeber um eine Stellungnahme bitten.
Wird die Gleichstellung noch während der Schutzfrist beantragt und bewilligt, kann der Schutz bei Kündigung und Quote ohne Lücke weiterlaufen. Den Zusatzurlaub ersetzt sie nicht.
Was Sie in Lohnabrechnung und Personalakte anpassen
- Stammdaten: Das Kennzeichen „schwerbehindert“ zum Ende der Schutzfrist beenden – oder auf „gleichgestellt“ umstellen, sobald ein Gleichstellungsbescheid vorliegt.
- Urlaubskonto: Den Zusatzurlaub für das laufende Jahr anteilig neu berechnen (ein Zwölftel je vollem Monat, Bruchteile ab einem halben Tag aufrunden).
- Anzeige zur Ausgleichsabgabe: Die Person bis einschließlich des Monats, in dem die Schutzfrist endet, als schwerbehindert führen – danach nur noch, wenn sie gleichgestellt ist. Prüfen Sie, ob sich dadurch die Beschäftigungsquote und eine mögliche Ausgleichsabgabe für das Jahr ändern.
- Lohnsteuer: Den niedrigeren Pauschbetrag – bei GdB 40 sind es 860 Euro statt 1.440 Euro bei GdB 60 – passt das Finanzamt in den ELStAM an. Sie übernehmen die geänderten Merkmale wie gewohnt; ein eigener Eingriff ist nicht nötig.
Praxis-Tipp: Von einer Herabsetzung erfahren Sie in der Regel nur, wenn Ihre Beschäftigten sie Ihnen mitteilen – der Bescheid geht allein an sie. Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht, den Arbeitgeber zu informieren, gibt es nicht. Es kann sich daher lohnen, bei befristeten Ausweisen oder einmal im Jahr vor der Anzeige zur Ausgleichsabgabe nach dem aktuellen Stand zu fragen und sich bei einer Änderung den Bescheid mit dem Datum der Bekanntgabe zeigen zu lassen. Nur so lässt sich das Ende der Schutzfrist bestimmen. Bei Fragen zum Kündigungsschutz im Einzelfall wenden Sie sich an das Integrationsamt oder an eine arbeitsrechtliche Beratung.
Checkliste für Arbeitgeber
- Zahl der Arbeitsplätze und Pflichtarbeitsplätze monatlich ermitteln.
- Verzeichnis der schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten führen.
- Anzeige mit IW-Elan bis 31. März bei der Agentur für Arbeit einreichen.
- Ausgleichsabgabe bis 31. März an das Integrationsamt zahlen.
- Zusatzurlaub im Urlaubskonto erfassen – anteilig bei unterjähriger Feststellung.
- Bei einer Herabsetzung des GdB: Ende der Schutzfrist notieren und Stammdaten, Urlaubskonto und Verzeichnis zum Monatswechsel anpassen.
- Vor jeder Kündigung: Zustimmung des Integrationsamts einholen und Schwerbehindertenvertretung beteiligen.
- Steuerlichen Pauschbetrag über die ELStAM übernehmen.
FAQ zu schwerbehinderten Mitarbeitern
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