Arbeitsunfall in der Lohnabrechnung: Entgeltfortzahlung, Verletztengeld und Meldungen

Ein Arbeitsunfall betrifft nicht nur Arbeitsschutz und Unfallversicherung. Sobald eine beschäftigte Person arbeitsunfähig wird, greifen mehrere Abläufe ineinander: Der Arbeitgeber zahlt unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Entgelt fort, meldet den Unfall gegebenenfalls dem Unfallversicherungsträger und übermittelt die für das Verletztengeld erforderlichen Entgeltdaten. Dauert der Ausfall länger, kommt zusätzlich eine Unterbrechungsmeldung zur Sozialversicherung in Betracht.

Für die Entgeltabrechnung ist deshalb entscheidend, die einzelnen Verfahren auseinanderzuhalten. Unfallanzeige, elektronische Entgeltbescheinigung und DEÜV-Meldung erfüllen unterschiedliche Zwecke, haben eigene Auslöser und laufen teilweise an verschiedene Stellen.

Drei Verfahren im Überblick

Was als Arbeitsunfall oder Wegeunfall gilt

Ein Arbeitsunfall ist ein zeitlich begrenztes, von außen auf den Körper einwirkendes Ereignis, das infolge einer versicherten Tätigkeit zu einem Gesundheitsschaden oder zum Tod führt. Der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung umfasst nicht nur Tätigkeiten auf dem Betriebsgelände. Auch die versicherte Tätigkeit im Homeoffice kann erfasst sein.

Als versicherte Tätigkeit gilt außerdem grundsätzlich der unmittelbare Weg zur Arbeit und zurück. Ein Unfall auf diesem Weg wird als Wegeunfall bezeichnet. Private Unterbrechungen oder Umwege können den Versicherungsschutz ausschließen. Ob im Einzelfall tatsächlich ein Versicherungsfall vorliegt, entscheidet der zuständige Unfallversicherungsträger. Arbeitgeber und Entgeltabrechnung sollten diese Entscheidung nicht vorwegnehmen.

Für die Lohnfortzahlung ist die Einordnung als Arbeitsunfall zunächst nicht ausschlaggebend. Auch eine unfallbedingte Arbeitsunfähigkeit ist eine Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit im Sinne des Entgeltfortzahlungsgesetzes. Der besondere Unfallbezug wird vor allem für die Zuständigkeit der Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse, das Verletztengeld und die Unfallanzeige wichtig.

Unfall dokumentieren und Anzeigepflicht prüfen

Unfälle im Betrieb sollten unabhängig von ihrer Schwere intern nachvollziehbar dokumentiert werden. Das gilt auch für zunächst geringfügig erscheinende Ereignisse, weil sich Beschwerden später verstärken können. Kommt eine Arbeitsunfähigkeit in Betracht, ist auf das Durchgangsarztverfahren hinzuweisen.

Eine formelle Unfallanzeige ist erforderlich, wenn eine versicherte Person getötet wird oder infolge des Unfalls mehr als drei Tage arbeitsunfähig ist. Bei der Drei-Tage-Grenze zählen Kalendertage; der Unfalltag selbst wird nicht mitgerechnet. Die Anzeige ist innerhalb von drei Tagen zu erstatten, nachdem der Arbeitgeber vom anzeigepflichtigen Unfall Kenntnis erlangt hat. Tödliche Unfälle, Massenunfälle und Ereignisse mit schwerwiegenden Gesundheitsschäden sind sofort zu melden.

Der Betriebs- oder Personalrat ist einzubeziehen. Bei einer elektronischen Anzeige wird angegeben, welches Mitglied vor dem Versand Kenntnis erhalten hat. Außerdem sind Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit zu informieren. Beschäftigte haben das Recht, den Inhalt der Anzeige in einem barrierefreien Format zu erhalten.

Entgeltfortzahlung nach dem Arbeitsunfall

Ist die beschäftigte Person durch die Unfallfolgen arbeitsunfähig und trifft sie kein anspruchsschädliches Verschulden, besteht grundsätzlich Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen. Der gesetzliche Anspruch entsteht nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses. Beginnt die Arbeitsunfähigkeit während dieser Wartezeit, kommt anstelle der Entgeltfortzahlung bereits eine Leistung des Sozialversicherungsträgers in Betracht.

Die Höhe der Entgeltfortzahlung richtet sich nach dem Entgeltausfallprinzip. Fortzuzahlen ist grundsätzlich das Arbeitsentgelt, das ohne Arbeitsunfähigkeit angefallen wäre. Regelmäßige variable Bestandteile können einzubeziehen sein; Überstundenvergütungen gehören grundsätzlich nicht in die gesetzliche Bemessung. Tarifvertragliche Regelungen können die Berechnung innerhalb der gesetzlichen Grenzen verändern.

Nimmt der Arbeitgeber am Umlageverfahren U1 teil, kann er die erstattungsfähige Entgeltfortzahlung einschließlich der darauf entfallenden Arbeitgeberbeiträge nach dem für ihn geltenden Erstattungssatz geltend machen. Der Arbeitsunfall schließt eine U1-Erstattung nicht aus. Unfallanzeige und U1-Erstattungsantrag sind jedoch zwei getrennte Verfahren.

Wiederholte Arbeitsunfähigkeiten können die Sechs-Wochen-Frist beeinflussen. Beruhen mehrere Zeiten auf demselben Grundleiden, sind die gesetzlichen Regeln zur Fortsetzungserkrankung zu beachten. Ob Vorerkrankungszeiten anzurechnen sind, lässt sich im elektronischen Vorerkrankungsverfahren klären. Einzelheiten dazu enthält der Lohndirekt-Beitrag Vorerkrankungen und Entgeltfortzahlung.

Übergang zum Verletztengeld

Endet die Entgeltfortzahlung, obwohl die unfallbedingte Arbeitsunfähigkeit fortbesteht, kann Verletztengeld gezahlt werden. Voraussetzung ist, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem anerkannten Versicherungsfall beruht oder eine Heilbehandlungsmaßnahme eine ganztägige Erwerbstätigkeit verhindert. Rechtlicher Leistungsträger ist die gesetzliche Unfallversicherung. Die Auszahlung erfolgt bei gesetzlich Krankenversicherten häufig durch die Krankenkasse im Auftrag des Unfallversicherungsträgers.

Das Verletztengeld beträgt bei Beschäftigten 80 Prozent des Regelentgelts, darf das berechnete Nettoarbeitsentgelt jedoch nicht übersteigen. Für die konkrete Berechnung gelten weitere Begrenzungen und Sonderregeln. Die Leistung wird vom zuständigen Träger berechnet; der Arbeitgeber rechnet sie nicht als Arbeitsentgelt ab.

Der Anspruch kann grundsätzlich bereits mit der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit beginnen. Solange der Arbeitgeber Entgelt fortzahlt, wird Verletztengeld regelmäßig nicht zusätzlich ausgezahlt. Nach dem Ende der Entgeltfortzahlung schließt es sich als Entgeltersatzleistung an. Es endet insbesondere mit dem letzten Tag der unfallbedingten Arbeitsunfähigkeit oder vor dem Beginn eines Anspruchs auf Übergangsgeld. In besonderen Langzeitfällen enthält das Unfallversicherungsrecht weitere Beendigungsregeln.

EEL-Entgeltbescheinigung elektronisch übermitteln

Für die Berechnung des Verletztengeldes benötigt der Leistungsträger Angaben aus der Entgeltabrechnung. Diese Daten werden im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen, kurz DTA EEL, elektronisch übermittelt. Die Teilnahme ist für Arbeitgeber verpflichtend. Zulässig sind systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme oder systemgeprüfte Ausfüllhilfen; die Übertragung erfolgt gesichert und verschlüsselt.

Der Arbeitgeber löst die Entgeltbescheinigung aus, sobald er erkennen kann, dass der Anspruch auf Entgeltfortzahlung wegen der aktuellen Arbeitsunfähigkeit endet. Ein Abwarten bis zum 42. Tag ist nicht vorgesehen. Muss der Unfallversicherungsträger eine Leistung außerhalb des üblichen Generalauftrags selbst berechnen, erhält der Arbeitgeber ein Hinweisschreiben mit den erforderlichen Unfalldaten. Dieses Schreiben soll spätestens bis zum sechsten Arbeitstag vor dem 42. Tag der Arbeitsunfähigkeit vorliegen.

Die EEL-Daten werden an die Datenannahmestelle der Krankenkasse übermittelt. Das gilt grundsätzlich auch dann, wenn der Unfallversicherungsträger der fachliche Empfänger ist. Für privat krankenversicherte, geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte bestehen ebenfalls elektronische Übermittlungswege; das Verfahren ist nicht auf gesetzlich krankenversicherte Vollzeitbeschäftigte beschränkt.

Unterbrechungsmeldung mit Meldegrund 51

Die EEL-Entgeltbescheinigung ersetzt keine DEÜV-Unterbrechungsmeldung. Fällt der Anspruch auf Arbeitsentgelt für mindestens einen vollen Kalendermonat weg und wird Verletztengeld bezogen, ist eine Unterbrechungsmeldung mit Abgabegrund 51 zu erstatten. Maßgebend ist nicht eine beliebige Dauer von 30 Tagen, sondern mindestens ein vollständiger Kalendermonat ohne Arbeitsentgelt.

Die Meldung umfasst den Zeitraum vom Beginn des Beschäftigungsverhältnisses oder vom Beginn des laufenden Meldezeitraums bis zum letzten Tag des Entgeltanspruchs. Sie ist innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des ersten vollen Kalendermonats der Unterbrechung abzugeben. Das Beschäftigungsverhältnis endet dadurch nicht. Nimmt die beschäftigte Person die Arbeit wieder auf, ist deshalb keine neue Anmeldung allein wegen der vorausgegangenen Unterbrechungsmeldung erforderlich.

Endet das Arbeitsverhältnis während des Verletztengeldbezugs, kommt zusätzlich eine Abmeldung in Betracht. Die Einzelheiten zu Meldegründen und Fristen erläutert der Beitrag Unterbrechung der Beschäftigung: Was Arbeitgeber melden müssen.

Arbeitgeberzuschüsse und fortbestehende Sachbezüge

Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder betriebliche Regelung können vorsehen, dass der Arbeitgeber während des Verletztengeldbezugs einen Zuschuss zahlt. Auch weiter nutzbare Sachbezüge, etwa ein privat nutzbarer Dienstwagen, können in dieser Zeit als Einnahmen aus dem Beschäftigungsverhältnis fortbestehen.

Solche Leistungen sind nicht automatisch beitragspflichtig. Nach § 23c SGB IV gelten Arbeitgeberzuschüsse und sonstige weitergezahlte Einnahmen nicht als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, wenn sie zusammen mit dem Verletztengeld das maßgebende Nettoarbeitsentgelt nicht um mehr als 50 Euro im Monat übersteigen. Nur ein darüber hinausgehender Betrag wird beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Für die Prüfung kann der Arbeitgeber die Höhe der Entgeltersatzleistung elektronisch anfordern oder die Rückmeldung des Leistungsträgers auswerten.

Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt während einer Unterbrechung kann Auswirkungen auf die DEÜV-Meldung haben. Deshalb gehören Zuschüsse und fortbestehende Sachbezüge vor der Meldung in eine gemeinsame Prüfung mit der Lohnabrechnung.

Praxisbeispiel: Vom Unfall bis zur Unterbrechungsmeldung

1. Weil die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Tage dauert, wird eine Unfallanzeige an den zuständigen Unfallversicherungsträger erstattet.
2. Für den Entgeltfortzahlungszeitraum wird das ausgefallene Arbeitsentgelt nach den allgemeinen Regeln weitergezahlt. Bei U1-Pflicht kann eine Erstattung nach dem gewählten Satz beantragt werden.
3. Sobald absehbar ist, dass die Entgeltfortzahlung am 22. September endet, wird die EEL-Entgeltbescheinigung für die Berechnung des Verletztengeldes übermittelt.
4. Oktober ist der erste volle Kalendermonat ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt. Daher ist eine Unterbrechungsmeldung mit Abgabegrund 51 zu erstatten. Als Ende des Meldezeitraums wird der 22. September angegeben. Die Meldefrist endet zwei Wochen nach Ablauf des Oktobers.
5. Die Rückkehr am 3. November löst keine neue Anmeldung aus. Die Entgeltabrechnung setzt mit dem wieder zustehenden Arbeitsentgelt ein.

Das Beispiel zeigt, warum Unfallanzeige, EEL und DEÜV nicht zu einem einzigen Vorgang zusammengefasst werden können. Die Unfallanzeige dokumentiert den Versicherungsfall, die EEL-Meldung liefert Berechnungsdaten für die Entgeltersatzleistung und die Unterbrechungsmeldung grenzt den beitragspflichtigen Meldezeitraum ab. Erfolgt die Rückkehr in Etappen, ist zusätzlich die stufenweise Wiedereingliederung zu beachten.

Abrechnungsschritte im Überblick

Ein Arbeitsunfall verändert damit nicht die Grundsystematik der Entgeltfortzahlung, erweitert den Abrechnungsfall aber um das Leistungs- und Meldeverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung. Eine saubere zeitliche Abgrenzung verhindert doppelte Zahlungen, verspätete Meldungen und fehlerhafte Beitragszeiträume.