Eine Lohnsteuer-Nachschau kann ohne vorherige Ankündigung stattfinden. Sie ist kein regulärer Prüfungstermin, sondern ein besonderes Verfahren, mit dem die Finanzverwaltung zeitnah klärt, ob lohnsteuerlich erhebliche Sachverhalte zutreffend behandelt werden. Im Mittelpunkt können etwa die Zahl der tatsächlich beschäftigten Personen, die Abgrenzung zwischen selbstständiger Tätigkeit und Arbeitsverhältnis, die Behandlung von Minijobs oder die Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale stehen.
Die gesetzliche Grundlage enthält § 42g EStG. Daneben konkretisiert eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums den Ablauf. Für die Praxis ist eine Unterscheidung besonders wichtig: Nach geltendem Recht darf die Finanzverwaltung bei einer Lohnsteuer-Nachschau nicht ohne Weiteres auf die elektronischen Systeme des Arbeitgebers zugreifen. Der Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes 2026 sieht vor, dieses Zugriffsrecht ab 2027 zu erweitern. Beschlossen ist diese Änderung noch nicht.
Wozu dient die Lohnsteuer-Nachschau?
Die Nachschau soll eine ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchenlohnsteuer sichern. Sie ermöglicht der Finanzverwaltung, einen unmittelbaren Eindruck von den betrieblichen Verhältnissen, dem eingesetzten Personal und den tatsächlichen Arbeitsabläufen zu gewinnen.
Typische Anlässe sind die Beteiligung der Finanzverwaltung an Einsätzen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit, die Aufnahme eines neuen Betriebs, Zweifel an der Arbeitgeber- oder Arbeitnehmereigenschaft, die Prüfung von Minijobs sowie Fragen zum Abruf und zur Anwendung der ELStAM. Auch die Pauschalierung von Lohnsteuer kann Gegenstand der Nachschau sein.
Die Nachschau ist auf lohnsteuerlich erhebliche Sachverhalte begrenzt. Private steuerliche Verhältnisse von Beschäftigten gehören nicht dazu, soweit sie für den Lohnsteuerabzug ohne Bedeutung sind. Beschäftigungen in Privathaushalten sind von der Lohnsteuer-Nachschau ausgenommen.
Unangekündigt, aber nicht grenzenlos
Eine vorherige Prüfungsanordnung ist nicht erforderlich. Der zuständige Amtsträger kann während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten erscheinen und die Nachschau in der Regel mündlich anordnen. Zu Beginn soll der Arbeitgeber einen Vordruck über die Durchführung erhalten. Der Amtsträger muss sich ausweisen.
Betreten werden dürfen gewerblich oder beruflich genutzte Grundstücke und Räume. Das gilt auch für gemietete oder gepachtete Flächen und für andere Orte, an denen steuerlich erhebliche Sachverhalte verwirklicht werden, etwa eine Baustelle. Die Nachschau kann außerhalb der allgemeinen Öffnungszeiten stattfinden, wenn dort zu diesem Zeitpunkt Beschäftigte arbeiten.
Ein Durchsuchungsrecht entsteht dadurch nicht. Das Betreten und Besichtigen von Geschäftsräumen erlaubt nicht automatisch, Schränke, Taschen oder nicht freigegebene Bereiche zu durchsuchen. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Abwehr einer dringenden Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden. Bei einem häuslichen Arbeitszimmer innerhalb einer Wohnung ist die Abgrenzung besonders sensibel, weil die Finanzverwaltung ein betrieblich genutztes Büro grundsätzlich auch dann als betretbar ansieht, wenn der Weg durch privat genutzte Räume führt.
Welche Unterlagen und Auskünfte verlangt werden können
Arbeitgeber müssen auf Verlangen Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorlegen, soweit dies zur Klärung lohnsteuerlich erheblicher Sachverhalte zweckdienlich ist. Außerdem besteht eine Auskunftspflicht. Der Umfang des Verlangens muss zum Prüfungsgegenstand passen; die Nachschau eröffnet keinen unbegrenzten Zugriff auf sämtliche Unternehmensdaten.
Je nach Anlass können unter anderem Lohnkonten, Arbeitsverträge, Arbeitszeitaufzeichnungen, Abrechnungen, Unterlagen zur Pauschalversteuerung, Nachweise zu Sachbezügen oder Dokumentationen zur Anwendung der ELStAM betroffen sein. Auch Beschäftigte können zu Art und Höhe ihrer Einnahmen befragt werden. Die Auskunftspflichten gelten ebenfalls für Personen, bei denen gerade streitig ist, ob sie selbstständig tätig oder Arbeitnehmer sind.
Die Vorlagepflicht bezieht sich nicht nur auf Dokumente, die im Unternehmen selbst erstellt wurden. Auch geschäftliche Unterlagen Dritter können relevant sein, wenn sie den geprüften Sachverhalt belegen. Entscheidend bleibt der Zusammenhang mit dem Lohnsteuerabzug.
Elektronischer Datenzugriff nach geltendem Recht
Nach der derzeit geltenden Verwaltungsanweisung darf ein Amtsträger bei der Lohnsteuer-Nachschau nur mit Zustimmung des Arbeitgebers unmittelbar auf dessen elektronische Daten zugreifen. Wird die Zustimmung nicht erteilt, dürfen die erforderlichen Unterlagen in Papierform verlangt werden. Existieren sie ausschließlich digital, kann ein unverzüglicher Ausdruck gefordert werden.
Diese Grenze unterscheidet die Nachschau von einer Lohnsteuer-Außenprüfung. Die allgemeinen Datenzugriffsrechte einer Außenprüfung gelten nicht automatisch schon für die Nachschau. Eine digitale Buchhaltung bedeutet daher nach heutigem Recht nicht, dass der Amtsträger ohne Zustimmung selbst im Abrechnungssystem recherchieren oder auf sämtliche elektronischen Ordner zugreifen darf.
Unberührt bleibt die Pflicht, die verlangten Informationen bereitzustellen. Die fehlende Zustimmung zu einem unmittelbaren Systemzugriff beseitigt also nicht die Mitwirkungspflicht; sie verändert lediglich die Form, in der die Unterlagen vorgelegt werden.
Was der Regierungsentwurf ab 2027 vorsieht
Der Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes 2026 will § 42g Absatz 3 EStG um zwei Sätze erweitern. Danach sollen Amtsträger auf Verlangen die gespeicherten Daten zu den von der Nachschau erfassten Sachverhalten einsehen dürfen, wenn die Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt wurden. Soweit es für die Aufklärung erforderlich ist, soll auch die Nutzung des eingesetzten Datenverarbeitungssystems zulässig sein.
Der Entwurf bezieht elektronische Rechnungen ausdrücklich ein. Erfasst wären sowohl E-Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinn als auch sonstige Rechnungen in anderen elektronischen Formaten, soweit sie für den geprüften lohnsteuerlichen Sachverhalt relevant sind. Denkbar ist dies beispielsweise bei Bewirtungen, Reisekosten, Sachzuwendungen oder Leistungen, die pauschal versteuert wurden.
Die geplante Regelung ist kein allgemeiner Zugriff auf das vollständige IT-System. Auch nach dem Entwurf wäre der Zugriff auf Daten über die der Lohnsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte beschränkt. Die Nutzung des Systems soll nur zulässig sein, soweit sie für deren Aufklärung erforderlich ist. Eine Durchsuchungsbefugnis ist damit nicht verbunden.
Nach aktuellem Entwurfsstand soll die Erweiterung ab dem 1. Januar 2027 gelten. Der Bundesrat hat zum Regierungsentwurf am 25. September 2026 Stellung genommen. Bundestagsbeschluss, abschließende Beteiligung des Bundesrates und Verkündung stehen noch aus. Bis zum Inkrafttreten eines entsprechenden Gesetzes bleibt es beim geltenden Zugriffsrahmen. Der Überblick zum Jahressteuergesetz 2026 ordnet weitere geplante Änderungen für die Lohnabrechnung ein.
Abgrenzung zur Lohnsteuer-Außenprüfung
Die Lohnsteuer-Nachschau ist keine Außenprüfung nach den §§ 193 ff. AO. Sie benötigt keine schriftliche Prüfungsanordnung, endet nicht zwingend mit einer Schlussbesprechung und führt nicht automatisch zu einem Prüfungsbericht. Auch eine verbindliche Zusage für künftige Sachverhalte kann im Anschluss an die Nachschau nicht beantragt werden.
Ergeben sich während der Nachschau erhebliche Fehler oder lässt sich ein Sachverhalt in diesem Rahmen nicht abschließend klären, kann die Finanzverwaltung unmittelbar zu einer Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen. Eine vorherige Prüfungsanordnung ist für diesen Übergang nicht erforderlich. Der Arbeitgeber muss darüber jedoch schriftlich informiert werden; Prüfungszeitraum und Prüfungsumfang sind festzulegen.
Ein Übergang kommt insbesondere in Betracht, wenn erhebliche Fehler beim Lohnsteuerabzug festgestellt werden, weitere Ermittlungen nötig sind oder Mitwirkungspflichten nicht erfüllt werden. Nach der geltenden Verwaltungsanweisung kann auch ein fehlender Datenzugriff Anlass für die Außenprüfung sein, wenn die Sachverhaltsermittlung dadurch nicht oder nur erschwert möglich ist.
Mögliche Folgen der Nachschau
Feststellungen können zu einer geänderten Lohnsteuer-Anmeldung, einem Nachforderungsbescheid oder einem Haftungsbescheid gegen den Arbeitgeber führen. Vor einer Inanspruchnahme ist rechtliches Gehör zu gewähren. Unter den allgemeinen gesetzlichen Voraussetzungen kann sich die Finanzverwaltung auch an den Arbeitnehmer wenden.
Erkenntnisse aus der Lohnsteuer-Nachschau dürfen außerdem für andere Steuerarten ausgewertet werden, wenn sie dort erheblich sind. Dafür können Kontrollmitteilungen erstellt werden. Der Beginn einer Nachschau hemmt allerdings nicht automatisch den Ablauf der steuerlichen Festsetzungsfrist.
Die sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung ist ein anderes Verfahren. Die euBP ab 2027 betrifft die elektronische Übermittlung strukturierter Daten an die Deutsche Rentenversicherung. Eine Lohnsteuer-Nachschau erfolgt dagegen durch die Finanzverwaltung und dient der zeitnahen Aufklärung lohnsteuerlicher Sachverhalte.
Rechtsbehelf und laufende Durchführung
Nicht jede Handlung während der Nachschau ist ein anfechtbarer Verwaltungsakt. Gegen das bloße Betreten öffentlich zugänglicher oder betretbarer Betriebsräume ist grundsätzlich kein Einspruch gegeben. Fordert der Amtsträger dagegen verbindlich dazu auf, nicht öffentliche Geschäftsräume betreten zu lassen, Unterlagen vorzulegen oder Auskunft zu erteilen, kann darin ein Verwaltungsakt liegen.
Gegen einen solchen Verwaltungsakt ist ein Einspruch möglich. Er hat jedoch keine aufschiebende Wirkung. Die Nachschau wird grundsätzlich fortgesetzt, solange die Vollziehung nicht ausgesetzt wurde. Ist die Nachschau bereits beendet, kann sich die Art des gerichtlichen Rechtsschutzes ändern. Werden ihre Ergebnisse in einem Steuer- oder Haftungsbescheid verwertet, muss auch dieser Bescheid gesondert angefochten werden.
Interner Ablauf bei einem unangekündigten Besuch
Ein klarer interner Prozess erleichtert die sachgerechte Begleitung einer Lohnsteuer-Nachschau:
Ansprechperson festlegen
Eine feste Ansprechperson für den Ernstfall benennen, die im Betrieb erreichbar ist.
Dienstausweis prüfen
Zu Beginn den Ausweis des Amtsträgers kontrollieren und den Vordruck zur Nachschau entgegennehmen.
Beginn und Anlass dokumentieren
Zeitpunkt, Anlass und die konkret verlangten Unterlagen schriftlich festhalten.
Einsicht, Kopien und Systemzugriff trennen
Klar unterscheiden zwischen bloßer Einsicht, Kopien, Ausdrucken und einem unmittelbaren Zugriff auf elektronische Systeme.
Bei ausgelagerter Entgeltabrechnung bleiben die betrieblichen Zuständigkeiten bedeutsam. Der Abrechnungsdienstleister kann Daten und Auswertungen bereitstellen, ist aber nicht automatisch vor Ort oder zur Vertretung in allen steuerlichen Fragen bevollmächtigt. Zugriffswege, Erreichbarkeit und Vollmachten lassen sich deshalb getrennt von der laufenden Abrechnung dokumentieren.
Für digitale Systeme ist eine sachbezogene Bereitstellung wichtig. Ein Zugriff auf die für den Prüfungsgegenstand relevanten Daten unterscheidet sich von einem pauschalen Zugang zu Personalakten, E-Mail-Postfächern oder der gesamten Finanzbuchhaltung. Rollen, Berechtigungen und Protokollierung schützen sowohl steuerlich nicht relevante Unternehmensdaten als auch personenbezogene Daten der Beschäftigten.
Praxisbeispiel: Prüfung von Sachzuwendungen
Ein Finanzamt möchte klären, ob Sachzuwendungen an Beschäftigte vollständig erfasst und zutreffend pauschal versteuert wurden. Der Amtsträger erscheint während der Geschäftszeit, weist sich aus und übergibt den Vordruck zur Nachschau. Verlangt werden die betreffenden Lohnkonten, die Aufzeichnungen zur Pauschalierung und Rechnungen für die Zuwendungen.
Nach geltendem Recht kann der Arbeitgeber die Unterlagen in geeigneter Form vorlegen. Ein unmittelbarer Zugriff auf das Abrechnungs- oder Rechnungssystem setzt im Rahmen der Nachschau derzeit seine Zustimmung voraus. Liegen die Rechnungen ausschließlich elektronisch vor, können Ausdrucke verlangt werden.
Würde die geplante JStG-Regelung unverändert in Kraft treten, könnte der Amtsträger die gespeicherten, für diesen Sachverhalt relevanten Daten einsehen und erforderlichenfalls das eingesetzte System nutzen. Auch dann bliebe der Zugriff auf die Prüfung der Sachzuwendungen begrenzt. Für andere, nicht lohnsteuerlich relevante Daten entstünde kein allgemeines Einsichtsrecht.
Was bis zu einer gesetzlichen Änderung gilt
Die Lohnsteuer-Nachschau ist bereits heute ein wirksames und kurzfristig einsetzbares Prüfungsinstrument. Arbeitgeber müssen relevante Unterlagen vorlegen und Auskünfte erteilen; die Finanzverwaltung darf betriebliche Räume betreten, aber nicht durchsuchen. Der unmittelbare Zugriff auf elektronische Daten ist nach der geltenden Verwaltungsanweisung von der Zustimmung des Arbeitgebers abhängig.
Der Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes 2026 würde diese Grenze ab 2027 verschieben. Elektronisch gespeicherte Daten könnten dann auf Verlangen eingesehen und das Datenverarbeitungssystem könnte im erforderlichen Umfang genutzt werden. Solange das Gesetz nicht verabschiedet und verkündet ist, handelt es sich um geplantes Recht. Für die redaktionelle und betriebliche Einordnung bleibt deshalb der weitere Verlauf des Gesetzgebungsverfahrens maßgeblich.
