Bricht die Auftragslage vorübergehend ein, können Unternehmen mit Kurzarbeit Entlassungen vermeiden: Die Arbeitszeit wird reduziert, und die Agentur für Arbeit gleicht einen Teil des Verdienstausfalls mit dem Kurzarbeitergeld aus. Für die Lohnabrechnung heißt das: Soll- und Istentgelt ermitteln, Kurzarbeitergeld berechnen und auszahlen, Sozialversicherungsbeiträge auf ein fiktives Entgelt abführen und monatlich die Erstattung beantragen. Wir zeigen Voraussetzungen, Ablauf und die wichtigsten Sonderfälle – Stand 2026.
Das Wichtigste in Kürze Stand: Oktober 2026
- Voraussetzung ist ein erheblicher, vorübergehender Arbeitsausfall: Mindestens ein Drittel der Beschäftigten muss mehr als 10 % Entgeltausfall haben.
- Das Kurzarbeitergeld beträgt 60 % der Nettoentgeltdifferenz, mit Kind 67 %. Es ist steuerfrei, unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt.
- Die Bezugsdauer beträgt regulär 12 Monate; für Ansprüche bis zum 31.12.2026 ist sie per Verordnung auf bis zu 24 Monate verlängert.
- Auf 80 % des ausgefallenen Entgelts zahlt der Arbeitgeber Kranken-, Pflege- und Rentenversicherungsbeiträge allein – eine Erstattung dieser Beiträge gibt es nicht mehr.
- Der Antrag ist monatlich zu stellen, spätestens drei Monate nach Ablauf des jeweiligen Monats.
Voraussetzungen für Kurzarbeitergeld
Keinen Anspruch haben Beschäftigte, die keine Beiträge zur Arbeitslosenversicherung zahlen – etwa Minijobber, Werkstudenten, beitragsfreie Geschäftsführer und Bezieher einer Altersvollrente nach Erreichen der Regelaltersgrenze. Auszubildende haben bei Arbeitsausfall zunächst sechs Wochen Anspruch auf volle Vergütung (§ 19 BBiG). Wie Arbeitszeitguthaben gegebenenfalls einzusetzen sind, lesen Sie im Beitrag Arbeitszeitkonto.
Ablauf: von der Anzeige bis zur Erstattung
Der Arbeitgeber zahlt das Kurzarbeitergeld zunächst selbst aus und bekommt es von der Agentur für Arbeit erstattet. Anzeige und Leistungsanträge lassen sich elektronisch einreichen; Lohnabrechnungsprogramme können die Abrechnungslisten über das Verfahren KEA direkt übermitteln. Wird die Kurzarbeit für drei oder mehr Monate unterbrochen, beginnt grundsätzlich eine neue Bezugsdauer, und der Arbeitsausfall ist erneut anzuzeigen.
So wird das Kurzarbeitergeld berechnet
Grundlage sind zwei Werte je Mitarbeiter und Monat:
- Sollentgelt: das beitragspflichtige Bruttoentgelt, das ohne Arbeitsausfall gezahlt worden wäre – bei Stundenlohn Stundenlohn × Sollstunden. Einmalzahlungen und Überstundenvergütung bleiben außen vor; das Sollentgelt ist auf die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung begrenzt (2026: 8.450 €).
- Istentgelt: das tatsächlich erzielte beitragspflichtige Bruttoentgelt im Monat, also nach Abzug der Ausfallstunden.
Für beide Werte wird aus der Tabelle der Bundesagentur für Arbeit ein pauschaliertes Nettoentgelt abgelesen – abhängig von Steuerklasse und Leistungssatz. Das Kurzarbeitergeld ist die Differenz der beiden pauschalierten Nettoentgelte. Den höheren Leistungssatz von 67 % erhalten Beschäftigte mit mindestens einem Kinderfreibetrag von 0,5 in den ELStAM; fehlt dieser trotz berücksichtigungsfähigem Kind – etwa in Steuerklasse V oder VI –, kann der Kindernachweis bei der Agentur für Arbeit erbracht werden.
Sozialversicherung: Was Kurzarbeit den Arbeitgeber weiter kostet
Auf das Istentgelt fallen die Beiträge wie gewohnt an, je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Für die ausgefallene Arbeitszeit gilt eine Besonderheit: Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung werden auf ein fiktives Entgelt von 80 % des Unterschieds zwischen Soll- und Istentgelt berechnet – und diese trägt der Arbeitgeber allein. Zur Arbeitslosenversicherung fallen darauf keine Beiträge an.
Dazu kommen die normalen Arbeitgeberanteile auf das Istentgelt. Kurzarbeit senkt die Personalkosten also deutlich, aber nicht auf null – das gehört in jede Kalkulation. Wie sich Personalkosten insgesamt zusammensetzen, zeigt der Beitrag Lohnnebenkosten 2026; alle Beitragssätze finden Sie unter Sozialversicherungswerte 2026.
Sonderfälle in der Abrechnung
Praxis-Tipp: Führen Sie während der Kurzarbeit tägliche Arbeitszeitnachweise mit Soll-, Ist- und Ausfallstunden – die Agentur für Arbeit prüft nach Abschluss der Kurzarbeit, und ohne Nachweise drohen Rückforderungen. Die Angaben zu Kindern (für den Leistungssatz von 67 %) sollten vor der ersten Abrechnung geklärt sein.
Ausblick
- Die verlängerte Bezugsdauer von bis zu 24 Monaten gilt nach aktuellem Stand bis zum 31.12.2026. Ab 2027 sind es wieder 12 Monate, sofern keine neue Verordnung beschlossen wird.
- Die Bundesregierung hat im Juli 2026 einen Gesetzentwurf zur Modernisierung der Arbeitsförderung beschlossen. Er sieht unter anderem Vereinfachungen beim Kurzarbeitergeld und eine Pflicht zur elektronischen Antragstellung ab 2028 vor. Das Gesetzgebungsverfahren läuft noch – wir aktualisieren diesen Beitrag, sobald es abgeschlossen ist.
Häufige Fragen zum Kurzarbeitergeld
Kurzarbeit bedeutet für die Lohnabrechnung zusätzlichen Aufwand – von der Soll-/Ist-Rechnung über Sonderfälle bis zu den monatlichen Erstattungsanträgen. Wenn Sie diesen Aufwand abgeben möchten: Unter Lohnabrechnung auslagern erfahren Sie, wie die Zusammenarbeit mit Lohndirekt funktioniert.
