Seit dem 1. Januar 2017 gibt es ein neu gestaltetes Lohnnachweisverfahren.
Mit dem 5. SGB IV-Änderungsgesetz wurde das elektronische Verfahren zur Erstellung der Lohnachweise für die gesetzliche Unfallversicherung geändert. Für Arbeitgeber heißt das: es kommen einige Änderungen auf sie zu.
Dabei sieht das neu gestaltete Lohnnachweisverfahren vor, dass erstmalig in 2017 der digitale Lohnachweis für die Übermittlung der Daten für das Kalenderjahr 2016, genutzt wird. Anhand dieser Daten legt der Unfallversicherungsträger die Beiträge fest.
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, für das neue Verfahren systemgeprüfte Entgeltabrechnungssoftware oder systemgeprüfte Ausfüllhilfen für die Erstellung der Lohnnachweise nutzen zu können. Damit wurde ein wesentliches und großes Anliegen der Arbeitgeber bei der Umsetzung durch den Gesetzgeber berücksichtigt.
Das “alte”, bisherige Lohnnachweisverfahren
Bisher war es möglich, dass im Unternehmen der Lohnnachweis ausgefüllt und in Papierform an die zuständige Unfallversicherung gesendet wurde. Als Grundlage des Beitragsbescheides wurde der Lohnnachweis herangezogen.
2009 gab es bereits einige Änderungen. Seitdem mussten Arbeitgeber im Rahmen des gemeinschaftlichen Meldeverfahrens beschäftigtenbezogene Daten auf elektronischem Wege an die Unfallversicherung melden. Das wurde per Datenbaustein DBUV an die Sozialversicherung gemeldet.
Bei Betriebsprüfungen durch den Rentenversicherungsträger wird dieser Datenbaustein nach dem § 28p Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) als Basis herangezogen. Zudem hat die Datenstelle des Rentenversicherungsträgers die gesetzliche Vorgabe, auf Basis der Werte, die der Datenbaustein DBUV beinhaltet, einen elektronischen Lohnnachweis zu erstellen.
Nach einer Qualifizierungsphase sollte das vollelektronische Verfahren den Papierlohnnachweis ablösen und so eine Entlastung für die Arbeitgeber darstellen. Obwohl weitere Anpassungen vorgenommen wurden, ist es nicht gelungen, eine ausreichende Qualität im elektronischen Lohnnachweisverfahren zu erhalten. Und dies ist der Grund, warum der Gesetzgeber im 5. SGB IV-Änderungsgesetz das Lohnnachweisverfahren komplett neu regelt.
Das neue Lohnnachweisverfahren
Das neu geregelte Lohnnachweisverfahren sieht seit Januar 2017 vor, dass bis spätestens zum 16. Februar des Folgejahres, für das Kalenderjahr mit einer Beitragspflicht der digitale Lohnnachweis übermittelt werden muss.
Die Übertragung der Daten an die Unfallversicherung muss elektronisch erfolgen. Der Arbeitgeber kann die Datenübertragung entweder mit einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm erstellen und übermitteln oder mittels einer systemgeprüften Ausfüllhilfe. Wurden fehlerhafte Meldungen übermittelt, müssen diese storniert und neu gemeldet werden.
Im Falle, dass das Unternehmen insolvent ist oder der Betrieb eingestellt wurde oder die gesamten Beschäftigungsverhältnisse beendet wurden, muss der elektronische Lohnnachweis mit der nächsten Entgeltabrechnung abgegeben werden – dies muss spätestens innerhalb von 6 Wochen erfolgen.
Zur Qualitätssicherung des geänderten Verfahrens ist für eine Übergangszeit von zwei Jahren zu dem elektronischen Nachweis zusätzlich der Lohnnachweis in Papierform einzureichen.
Inhalte des elektronischen Lohnnachweises
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Mitgliedsnummer des Unternehmens
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Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers
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Betriebsnummer der abrechnenden Stelle inklusive Liste der dazu gehörenden Beschäftigungsbetriebe
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Im Sinne der Unfallversicherung beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, die geleisteten Arbeitsstunden und, in Bezug auf die anzuwendenden Gefahrtarifstellen, die Anzahl der zu meldenden Versicherten.
Teillohnnachweise bei komplexen Unternehmensstrukturen
Bei komplexen Unternehmensstrukturen, die beispielsweise über mehrere Abrechnungskreise abgerechnet werden oder im Falle, dass mehrere zu meldende Stellen vorhanden sind, müssen die Meldungen als Teillohnnachweise erfolgen. Die Summierung erfolgt durch die Unfallversicherung.
Stammdatendienst durch den Unfallversicherungsträger
Der Unfallversicherungsträger richtet eine Stammdatendatei ein und pflegt diese. Dadurch ist gewährleistet, dass die Lohnnachweise und Teillohnnachweise vollständig sind und somit korrekte Beitragsabrechnungen möglich sind.
In der Stammdatendatei sind enthalten:
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Mitgliedsnummer des Unternehmens
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zuständiger Unfallversicherungsträger
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anzuwendende Gefahrtarifstellen
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dazugehörige Betriebsnummern der abrechnenden Stellen und
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die abrechnenden Beschäftigungsbetriebe.
Gegebenenfalls werden weitere, erforderliche Identifikationsmerkmale in der Stammdatendatei aufgenommen.
