Die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung zahlt allein der Arbeitgeber – und sie richten sich nach den Daten, die er selbst meldet. Einmal im Jahr übermittelt jedes Unternehmen mit Beschäftigten seiner Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse den Lohnnachweis digital: die Entgelte, Arbeitsstunden und die Zahl der Beschäftigten des Vorjahres, aufgeteilt nach Gefahrtarifstellen. Daneben läuft die UV-Jahresmeldung für jeden einzelnen Beschäftigten. Papier-Lohnnachweise gibt es seit 2019 nicht mehr. Wir zeigen, wie das Verfahren abläuft, was in den Lohnnachweis gehört, wie sich der Beitrag berechnet und welche Fristen übers Jahr zu beachten sind.
Das Wichtigste in Kürze Stand: Oktober 2026
- Der Lohnnachweis digital für das Vorjahr ist bis zum 16. Februar an den Unfallversicherungsträger zu übermitteln – nur elektronisch (§ 99 SGB IV).
- Vorher ist ein Stammdatenabruf Pflicht, mit Unternehmensnummer, PIN und Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers; möglich ab 1. November für das Folgejahr.
- Gemeldet werden je Gefahrtarifstelle: beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, geleistete Arbeitsstunden und Anzahl der Beschäftigten.
- Zusätzlich ist für jeden Beschäftigten weiterhin die UV-Jahresmeldung (Abgabegrund 92) bis zum 16. Februar fällig – sie dient der Betriebsprüfung, nicht der Beitragsberechnung.
- Bei Insolvenz oder Betriebseinstellung ist der Lohnnachweis unterjährig abzugeben, spätestens nach sechs Wochen. Fehlt er, darf der Träger schätzen.
Lohnnachweis und UV-Jahresmeldung: zwei Meldungen, zwei Zwecke
Seit der Neuordnung durch das 5. SGB-IV-Änderungsgesetz erhält die Unfallversicherung ihre Daten auf zwei getrennten Wegen. Beide Meldungen haben dieselbe Frist, werden aber oft verwechselt:
Lohnnachweis digital
- Summenmeldung für das ganze Unternehmen
- geht an die Berufsgenossenschaft bzw. Unfallkasse
- Grundlage für den Beitragsbescheid
- Rechtsgrundlage: § 99 SGB IV, § 165 SGB VII
- Frist: 16. Februar des Folgejahres
UV-Jahresmeldung (Abgabegrund 92)
- Einzelmeldung je Beschäftigtem, Meldezeitraum immer 01.01. bis 31.12.
- geht über die Krankenkasse bzw. Minijob-Zentrale
- dient dem Prüfdienst der Rentenversicherung bei der Betriebsprüfung
- Rechtsgrundlage: § 28a Abs. 2a SGB IV
- Frist: 16. Februar des Folgejahres
Die UV-Jahresmeldung ist unabhängig von der normalen DEÜV-Jahresmeldung zum 15. Februar, die das renten- und krankenversicherungspflichtige Entgelt meldet – dazu mehr im Beitrag Jahresmeldung zur Sozialversicherung. Gemeldet werden auch Minijobber, Werkstudenten, Auszubildende und Praktikanten. Keine UV-Jahresmeldung ist unter anderem für Minijobber im Haushaltsscheckverfahren und für Bezieher von Vorruhestandsgeld abzugeben. Eine Bescheinigung für den Beschäftigten ist nicht vorgesehen.
Schritt 1: Stammdatenabruf mit Unternehmensnummer und PIN
Bevor der Lohnnachweis abgegeben werden kann, gleicht das Entgeltabrechnungsprogramm die Daten des Unternehmens mit der zentralen Stammdatendatei der Unfallversicherung ab. Dafür werden drei Zugangsdaten benötigt, die der Unfallversicherungsträger schriftlich mitteilt:
- die Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers (BBNRUV),
- die Unternehmensnummer – seit 2023 eine 15-stellige Nummer, die die frühere Mitgliedsnummer ersetzt hat (manche Träger sprechen noch von Mitglieds- oder Kundennummer),
- die PIN für das Meldeverfahren.
Als Rückmeldung erhält das Programm die gültigen Gefahrtarifstellen des Unternehmens mit ihren Gültigkeiten. Der Abruf ist frühestens ab dem 1. November für das folgende Meldejahr möglich; je nach Software erfolgt er zu Beginn des Meldejahres oder kurz vor dem Lohnnachweis. Bis die Daten bereitstehen, kann es bis zu 24 Stunden dauern. Ohne Stammdatenabgleich werden weder Lohnnachweis noch UV-Jahresmeldungen angenommen.
Wer die Abrechnung an ein Lohnbüro oder eine Steuerkanzlei vergibt, sollte die Zugangsdaten dorthin weitergeben. Wechselt die abrechnende Stelle, meldet die bisherige Stelle ihren Teil innerhalb von sechs Wochen ab; die neue Stelle führt einen eigenen Stammdatenabruf durch.
Schritt 2: Was in den Lohnnachweis gehört
Der Lohnnachweis digital enthält neben der Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers und der Unternehmensnummer – jeweils bezogen auf die Gefahrtarifstellen des Unternehmens – drei Werte:
- das beitragspflichtige Arbeitsentgelt: grundsätzlich das in der Sozialversicherung beitragspflichtige Entgelt, je Beschäftigtem aber höchstens bis zum Höchstjahresarbeitsverdienst des Trägers;
- die geleisteten Arbeitsstunden;
- die Anzahl der Beschäftigten.
Werden Beschäftigte in mehreren Gefahrtarifstellen eingesetzt oder wird über mehrere Abrechnungskreise abgerechnet, sind Teillohnnachweise zu erstellen; der Unfallversicherungsträger führt sie zusammen. Übermittelt wird ausschließlich aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal. Unternehmen, die im ganzen Jahr keine Beschäftigten hatten – auch keine Aushilfen –, geben keinen Lohnnachweis ab; ein versehentlich durchgeführter Stammdatenabruf sollte dann storniert werden, sonst erwartet der Träger eine Meldung.
So berechnet die Berufsgenossenschaft den Beitrag
Die gesetzliche Unfallversicherung arbeitet im Umlageverfahren: Der Träger legt im Nachhinein die Kosten des Vorjahres auf seine Mitgliedsunternehmen um. Grundlagen sind nach § 153 SGB VII der Finanzbedarf, die gemeldeten Arbeitsentgelte und die Gefahrklassen. Die Gefahrklasse drückt das Unfallrisiko eines Gewerbezweigs aus und steht im Gefahrtarif des Trägers; welche Gefahrtarifstellen für Ihr Unternehmen gelten, ergibt sich aus dem Veranlagungsbescheid. Der Beitragsfuß wird jedes Jahr neu errechnet und gilt für alle Unternehmen des Trägers gleich.
Rechenbeispiel (Beispielwerte): Ein Unternehmen meldet für fünf Beschäftigte Entgelte von zusammen 250.000 €. Eine Beschäftigte verdient 130.000 €; der Höchstjahresarbeitsverdienst des Trägers liegt im Beispiel bei 120.000 €. Gefahrklasse 1,5, Beitragsfuß 3,0.
Ohne die Kappung beim Höchstjahresarbeitsverdienst wären es 1.125 €. Diesen Höchstbetrag legt jeder Träger in seiner Satzung fest; gesetzlich beträgt er das Zweifache der Bezugsgröße – 2026 also 94.920 € –, viele Berufsgenossenschaften setzen ihn höher an (Beispiele: BGW 120.000 € ab 2026, BG ETEM 102.000 € ab 2027). Hinzu kommen je nach Träger Zuschläge oder Nachlässe, etwa abhängig vom Unfallgeschehen im Betrieb. Den genauen Wert für Ihr Unternehmen finden Sie im Beitragsbescheid.
Jahreskalender: die UV-Fristen im Überblick
Lohnnachweis, Beitragsbescheid und Vorschüsse folgen einem festen Jahresrhythmus. Die Vorschuss-Termine unterscheiden sich je nach Träger – maßgeblich ist Ihr Bescheid.
gesetzliche Meldefrist wichtiger Termin je nach Träger
Unterjährig jederzeit: Bei Insolvenz, Betriebseinstellung oder Ende aller Beschäftigungen Lohnnachweis mit der nächsten Abrechnung, spätestens nach sechs Wochen.
Für das Meldejahr 2026 endet die Frist am Dienstag, 16. Februar 2027. Einen Überblick über alle anderen Meldungen im Arbeitsverhältnis – von der Anmeldung bis zur Lohnsteuerbescheinigung – bietet der Beitrag Meldeverfahren fehlerfrei meistern.
Korrekturen, Insolvenz und Betriebseinstellung
Fehler im Lohnnachweis korrigieren
Fehlerhafte Lohnnachweise sind unverzüglich zu stornieren und neu zu übermitteln – ebenfalls elektronisch; eine Korrektur per Brief oder E-Mail ist nicht vorgesehen. Abgewiesene Meldungen sind zeitnah berichtigt erneut einzureichen. Bei den gewerblichen Berufsgenossenschaften richtet sich der Beitrag nach dem Entgelt; eine falsche Stundenzahl allein wirkt sich dort nicht auf den Beitrag aus. Ist Storno und Neumeldung technisch nicht möglich, hilft der Unfallversicherungsträger weiter.
Unterjähriger Lohnnachweis
Wird das Unternehmen eingestellt, ein Insolvenzverfahren eröffnet oder enden alle Beschäftigungsverhältnisse, ohne dass im selben Jahr neue zu erwarten sind, wartet die Meldung nicht bis Februar: Der Lohnnachweis ist dann mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen, abzugeben. Dasselbe gilt sinngemäß beim Übergang auf einen Nachfolger oder einem Wechsel des Unfallversicherungsträgers.
Lohnnachweis vergessen?
Fehlt der Lohnnachweis, kommt er zu spät oder ist er unvollständig, darf der Unfallversicherungsträger die Berechnungsgrundlagen schätzen (§ 165 Abs. 3 SGB VII) – in der Regel nicht zum Vorteil des Unternehmens. Außerdem werden die Vorschüsse für das laufende Jahr meist aus den Vorjahreswerten abgeleitet. Die Aufzeichnungen, auf denen der Lohnnachweis beruht, sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren.
Praxis-Tipp: Gleichen Sie vor dem 16. Februar die Summe der Entgelte im Lohnnachweis mit der Summe der UV-Jahresmeldungen ab – größere Abweichungen fallen spätestens bei der Betriebsprüfung auf. Prüfen Sie außerdem, ob neue Tätigkeiten im Unternehmen noch zur bisherigen Gefahrtarifstelle passen: Kommt etwa zu einem Büro ein Lager oder eine Werkstatt hinzu, muss das dem Unfallversicherungsträger mitgeteilt werden, damit die Veranlagung stimmt. Und legen Sie die Zugangsdaten mit PIN so ab, dass sie bei einem Wechsel des Abrechnungsdienstleisters schnell greifbar sind.
Wie ein Arbeitsunfall selbst in der Lohnabrechnung behandelt wird – von der Entgeltfortzahlung über das Verletztengeld bis zur Unfallanzeige –, lesen Sie im Beitrag Arbeitsunfall in der Lohnabrechnung. Eine freiwillige private Absicherung der Beschäftigten über die gesetzliche Unfallversicherung hinaus behandelt der Beitrag Gruppenunfallversicherung.
FAQ zum Lohnnachweis digital
Stammdatenabruf, Lohnnachweis digital und UV-Jahresmeldungen – Lohndirekt übernimmt die Meldungen zur Unfallversicherung im Rahmen Ihrer Lohnabrechnung und behält die Fristen im Blick. Sprechen Sie uns an.
